Silme, geri alınamayacak tek adımdır
Saklama çizelgeleri vardır ama nadiren uygulanır, çünkü veri süresini geçerek birikmeye devam eder. Silmek için emin olmanız gerekir. O emin olma sıkıcı kontroller ister.
En çok önem taşıyan hukuki saklamadır. Bir saklamanın kapsamında olan herhangi bir kayıt, saklama süresinin ötesinde kalmalıdır. Birini silmek, çizelge doğru olsa bile ciddi bir konudur.
Kayıtların ne kadar tutulduğu da dosyaya değil kayıt türüne göre değişir. Aynı tür belgeye yargı alanına, sözleşmeye veya kategoriye göre farklı saklama süreleri uygulanabilir. Tek küresel kural çoğu portföy için uygun değildir.
Silme geri alınamayacağı için akış bir liste üretir ve üzerine gitmez. Onay ve silme kişilerde kalır ve onaylı kalemlerin kaydı ekstra bir özellik değil sürecin parçasıdır.
ActionFlow tuvalde nasıl çalışır
Saklama çizelgesi kayıt türünü, süreyi, sürenin başlangıç tarihini ve uygulandığı yargı alanı veya kategoriyi belirten bir Airtable node'da saklanır.
Bir Start Scheduled node incelemeyi çalıştırır. Bir PostgreSQL node ve bir S3 veya Dropbox node kayıtları oluşturma veya tetikleme tarihleriyle sayar.
Bir Date node geçen süreyi tek kuraldan değil, her kayda bağlı çizelge satırından hesaplar.
Bir Filter node aday kümeyi üretir. Önemli adım sonra, herhangi bir aktif hukuki saklamanın kapsamındaki tüm kalemleri kaldıran ikinci bir Filter node'dur. Bu saklamalar saklama sicilini tutan bir Airtable node'dan okunur.
Validate node saklama sicilinin okunduğunu ve cari olduğunu teyit eder. Bu kontrol, saklamaları kontrol etmeden ilerleyen bir saklama çalıştırmasını önlemek içindir.
Generate Object node adayları kayıt türüne göre gruplar, her grup için sayılar ve bir çizelge satırıyla, onaylayan binlerce kalemlik bir liste değil kategoriler görsün.
Bir Create Excel node onay listesini üretir. Bir Notion node onu tutar. Bir Slack node onu kayıt sahibine gönderir.
Bir kişi onaydan sonra kaynak sistemde siler.
Bu ActionFlow'un kullandığı node'lar
- Airtable (Integration): saklama çizelgesini ve ayrı olarak hukuki saklama sicilini tutar.
- Start Scheduled: incelemeyi döngünüzde çalıştırır.
- PostgreSQL (Data): kayıtları tetikleme tarihleriyle sayar. S3 ve Dropbox saklanan dosyaları kapsar.
- Date (Util): geçen süreyi her kaydın kendi çizelge satırına karşı hesaplar.
- Filter (Data): adayları üretir, sonra aktif bir saklamanın kapsamındaki her şeyi kaldırır.
- Validate (Data): herhangi bir şey ilerlemeden önce saklama sicilinin okunduğunu ve cari olduğunu teyit eder.
- Create Excel (Data): onay listesini kayıt türüne göre gruplanmış üretir.
- Slack (Human in the Loop): onu kayıt sahibine gönderir. Silmeyi bir kişi yapar.
Sık sorulan sorular
Bülten
Ürün güncellemelerini alın
Yeni node'lar, agent'lar ve ürün notları. Yalnızca açmaya değer bir şey varken e-posta göndeririz.