Montos idénticos del mismo proveedor casi nunca son un duplicado
Emparejar facturas por monto y nombre de proveedor produce una cantidad muy alta de falsos positivos. Si un proveedor factura el mismo retainer todos los meses, obtienes 12 filas idénticas cada año, y ninguna es un duplicado.
Los duplicados reales tampoco se ven iguales. Si la misma factura se paga dos veces, suele tener un número de referencia distinto, un monto ligeramente alterado después de un crédito, o una fecha distinta, porque el segundo pago salió por otro canal.
Esa falta de simetría es por qué fallan las reglas. Marcan parecidos y se pierden el caso real.
Los falsos negativos cuestan más cuando necesitas recuperar rápido. Si detectas el duplicado en un mes, recuperarlo es una llamada. Si lo encuentras recién al cierre del año, tienes que negociar con un proveedor que ya recibió el dinero.
Cómo se construye el agent en Agent Studio
El system prompt define cuándo dos pagos son la misma factura. Esa definición incluye más que monto y fecha. También cubre la similitud de las referencias, el traslape en las descripciones, el intervalo entre los pagos, y si el proveedor factura en un ciclo regular.
Los prompt skills guardan cómo facturan tus proveedores: retainers mensuales o facturas de proyecto. Ese conocimiento elimina la categoría más grande de falsos positivos sin ningún criterio adicional.
Un flujo Start Scheduled ejecuta la revisión. Un nodo PostgreSQL lee el historial de pagos. Un segundo nodo pone los candidatos lado a lado. Un nodo Filter deja solo los pares que vale la pena mirar, para que el agent no tenga que recorrer todo el libro mayor.
Agent Chat recibe pares candidatos. Para cada par devuelve un veredicto, los motivos y un puntaje de confianza.
Los duplicados probables van a cuentas por pagar con ambos registros de pago lado a lado. El flujo no revierte, no bloquea ni recupera nada. Recuperar es una conversación con el proveedor y una decisión de pago. Una persona hace ambas cosas.
Los casos confirmados alimentan la biblioteca de patrones en Google Sheets.
De qué está hecho este agent
- System prompt: define qué hace que dos pagos sean la misma factura, más allá del monto y la fecha.
- Prompt skills: guardan los patrones de facturación de los proveedores, que eliminan la categoría más grande de falsos positivos.
- PostgreSQL (Data): lee el historial de pagos. Sort y Filter lo reducen a candidatos reales.
- Agent Chat (Util): recibe pares candidatos en lugar de todo el libro mayor.
- Slack (Communication): lleva los duplicados probables, con ambos registros lado a lado.
- Límite: no permite reversión, bloqueo ni recuperación automática. Recuperar es decisión de una persona.
- Cuando un ActionFlow basta: Si el emparejamiento por número de factura es exacto, esa detección es un flujo de trabajo y atrapa los casos más simples sin costo extra.
Preguntas frecuentes
Empieza a crear flujos de IA
Crea una cuenta gratuita, abre una plantilla o un lienzo en blanco y ejecuta tu primer ActionFlow.
Boletín
Recibe actualizaciones del producto
Nodos nuevos, agents y notas de producto. Solo enviamos correo cuando merece la pena abrirlo.