La mayor parte de la codificación es obvia, y el resto es un criterio que nadie dejó por escrito
Codificar facturas parece repetitivo al principio, pero eso cambia. El 80% de las facturas va a la cuenta obvia. El resto abre preguntas reales: si un cargo es una suscripción o un servicio personal, y si una herramienta compartida pertenece al departamento que la compró o al que la usa.
Quien suele codificar las facturas guarda esas decisiones en la cabeza. Las decisiones son consistentes, pero nadie las dejó por escrito. No puedes entregar la tarea a una persona nueva ni a un conjunto de reglas sin problemas.
El agent tiene que conocer el patrón y detectar cuándo una factura no lo sigue. Un proveedor nuevo, un monto muy fuera del rango habitual de ese proveedor, o una descripción que encaja en dos cuentas: cada uno de estos es motivo para preguntar en lugar de asignar un código.
Una codificación incorrecta sale cara de una forma concreta. Solo se vuelve evidente cuando el reporte se ve mal al cierre del trimestre. Corregirlo entonces cuesta más de lo que habría costado la pregunta original.
Cómo se construye el agent en Agent Studio
Los prompt skills guardan las reglas de codificación: tu catálogo de cuentas, tus centros de costos y las convenciones que nadie dejó por escrito. Esas convenciones incluyen qué proveedor se mapea a dónde y cómo se dividen los costos compartidos.
El system prompt le indica al agent cuándo preguntar en lugar de asignar un código. Pregunta cuando el proveedor es nuevo, cuando el monto está fuera del rango habitual del proveedor, cuando la descripción encaja en más de una cuenta, o cuando el valor supera el umbral que definiste.
El flujo de extracción de la factura envía su salida estructurada al nodo Agent Chat. El agent entonces razona sobre la factura analizada, no sobre el PDF.
Un nodo PostgreSQL aporta el historial de codificación del proveedor. Ese historial es la señal más fuerte disponible. Una tabla de reglas no puede usarlo.
Las facturas ya codificadas vuelven al libro mayor a través de un nodo HTTP Request. Las preguntas van a la persona responsable de finanzas por Slack, con las dos cuentas posibles y el motivo de la ambigüedad.
Google Sheets registra cada decisión de codificación y su justificación. La revisión mensual de las correcciones es como las convenciones informales se vuelven escritas. Ese proceso vale más que el tiempo ahorrado.
De qué está hecho este agent
- Prompt skills: guardan el catálogo de cuentas, los centros de costos y las convenciones que nadie había dejado por escrito.
- System prompt: indica las condiciones que exigen una pregunta en lugar de una decisión de codificación.
- PostgreSQL (Data): aporta el historial de codificación del proveedor como la señal más fuerte disponible.
- Agent Chat (Util): recibe la factura analizada del flujo de extracción.
- Slack (Communication): lleva las facturas ambiguas con ambas cuentas candidatas y el motivo.
- Google Sheets (Integration): registra decisiones y correcciones, que es como se documentan las convenciones.
- Cuando un ActionFlow basta: Si el mapeo de proveedor a cuenta está fijo y completo, un flujo de trabajo de consulta las codifica sin ninguna ambigüedad.
Preguntas frecuentes
Empieza a crear flujos de IA
Crea una cuenta gratuita, abre una plantilla o un lienzo en blanco y ejecuta tu primer ActionFlow.
Boletín
Recibe actualizaciones del producto
Nodos nuevos, agents y notas de producto. Solo enviamos correo cuando merece la pena abrirlo.