La mayor parte de la variación es timing, y reportarla como sobregasto cuesta credibilidad
Una línea de presupuesto que se ve sobregastada en marzo a menudo es una factura anual que pertenece a abril. La variación es real y sigue siendo una falsa alarma. Después de que esto ocurre tres veces, quien posee el presupuesto deja de abrir las alertas.
Para distinguir timing de sobregasto real, necesitas saber qué se esperaba en ese período. Un presupuesto que da solo totales anuales no puede hacerlo. Solo un presupuesto repartido entre períodos puede.
Los umbrales porcentuales engañan en ambas direcciones. Una desviación del 40% en una línea pequeña es ruido. Una desviación del 3% en la línea más grande es la cifra que cuenta. Una sola regla porcentual reporta la equivocada.
La posición acumulada importa más que los períodos individuales. Un 5% por encima durante cinco meses es una tendencia. Cada mes individual todavía se ve aceptable.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
Un disparador Start Scheduled lee juntas las líneas de presupuesto y los reales. Un nodo Google Sheets o PostgreSQL guarda el presupuesto por fases, con una persona propietaria y un umbral para cada línea. Otra lectura trae los reales del libro mayor.
Un nodo Math calcula tres cifras por línea, no una: variación del período, variación acumulada, y la variación como monto y como porcentaje. La mayor parte de las alertas de presupuesto se equivoca al reportar solo una de estas.
Los umbrales viven en las filas y no en el flujo porque cada línea usa el suyo.
Un nodo Google Sheets aporta compromisos y facturas esperadas del período. Un nodo Generate Object los usa para clasificar cada variación como timing o genuina, y devuelve la clasificación con la evidencia.
Un nodo If parte las dos ramas. Las variaciones genuinas van a quien posee la línea por Slack, con el monto, la posición acumulada y el motivo de la clasificación. Las variaciones de timing se registran y no se reportan.
Un nodo Notion guarda una foto cada mes, para que el desvío acumulado siga visible incluso cuando ningún mes individual superó el umbral.
Nodos que usa este ActionFlow
- Start Scheduled: ejecuta la revisión en el ciclo de reporte.
- Google Sheets (Integration): guarda el presupuesto por fases con persona propietaria y umbral por línea.
- PostgreSQL (Data): aporta los reales del libro mayor. MySQL ocupa el mismo lugar.
- Math (Util): calcula variación del período, variación acumulada, monto y porcentaje.
- Filter (Data): aplica el umbral propio de cada línea en lugar de una sola regla global.
- Generate Object (AI Core): clasifica cada variación como timing o genuina, con evidencia.
- If (Control): notifica las variaciones genuinas y registra las de timing en silencio.
- Slack (Communication): llega a quien posee la línea con monto, posición acumulada y razonamiento.
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