Nombrar la regla es lo que hace defendible un rechazo
Nadie quiere hacer una revisión de gastos, y la mayoría de la gente la hace mal. Contrastar cada solicitud contra el documento de política toma más tiempo del que valen las solicitudes.
Un rechazo que no nombra una regla se vuelve una discusión. Quien solicita cree que estaba permitido. Quien revisa recuerda la política de forma vaga. La discusión cuesta más que la solicitud.
Lo limítrofe es una categoría real y necesita su propio camino. Una solicitud justo por encima de un límite, una categoría atípica, o un recibo faltante en un gasto por lo demás normal todavía necesitan criterio. Por eso quienes revisan dejan de leer una vez que llegan a los casos claros.
Los patrones importan más que cada solicitud. Una solicitud por encima del límite no importa. La misma persona por encima del límite todos los meses es un patrón. Solo el registro lo revela.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
La política vive en una tabla, no en el prompt. Cada regla vive en un nodo Google Sheets o Airtable como una condición estructurada: categoría, límite, requisito de recibo y nivel de aprobación. Una persona de finanzas puede editar la política sin cambiar el flujo.
Un disparador Webhook recibe la solicitud. Un nodo Document Upload la captura. Un nodo PDF4me la extrae del PDF en el que llegó.
Un nodo Generate Object lee la solicitud y el recibo. Devuelve la categoría, el monto, si el recibo respalda la solicitud, una banda de decisión y las reglas específicas aplicadas.
Un nodo Switch maneja la banda. Las solicitudes que cumplen van a un nodo HTTP Request para procesamiento y a una notificación Slack para quien solicita. Los incumplimientos claros van a un nodo Generate Text que escribe la explicación nombrando la regla.
Las solicitudes limítrofes van a quien revisa a través de un nodo Slack en la categoría Human in the Loop, con el texto de la regla y la solicitud lado a lado.
Un nodo Google Sheets registra cada decisión con quien solicita, la regla y la banda. Ese registro es lo que revela los patrones. Revisarlo cada mes cambia la conducta. No hace que las solicitudes se procesen más rápido.
Nodos que usa este ActionFlow
- Webhook (Trigger): recibe la solicitud de gasto.
- Airtable (Integration): guarda la política como reglas estructuradas. Google Sheets ocupa el mismo lugar.
- Document Upload (Data) plus PDF4me (Data): toman el recibo y extraen su contenido.
- Generate Object (AI Core): devuelve categoría, respaldo del recibo, banda de decisión y las reglas aplicadas.
- Switch (Control): separa las que cumplen, las limítrofes y los incumplimientos claros.
- Generate Text (AI Core): escribe la explicación nombrando la regla específica.
- Slack (Human in the Loop): envía las solicitudes limítrofes a quien revisa con el texto de la regla adjunto.
- Google Sheets (Integration): registra las decisiones para que los patrones repetidos se vuelvan visibles.
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