Encontrar los datos es el trabajo. Decidir qué divulgar no se puede automatizar
Una solicitud del titular de datos significa una búsqueda entre varios sistemas de los que nadie tiene un mapa completo: el CRM, los tickets de soporte, la plataforma de marketing, las copias de seguridad, las hojas de cálculo y el historial de mensajes.
El fallo habitual es perderse un sistema, y eso solo se vuelve visible cuando alguien lo señala después. La herramienta que lo corrige es una lista de verificación que cubre todos los lugares donde podrían estar almacenados datos personales. Crear esa lista es el trabajo de verdad.
Los datos de terceros convierten un proceso incompleto en un problema nuevo, porque los registros de la persona que hace la solicitud a menudo incluyen información sobre otras personas. Cuando se divulga esa información, crea otro problema incluso mientras se está resolviendo el primero.
Si los ítems se liberan, en qué forma y con qué fundamento es una decisión legal. El flujo reúne y marca los ítems. Tu abogado o tu oficial de protección de datos decide entonces cuáles se divulgan.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
El inventario de sistemas se guarda en un nodo Airtable. Muestra todos los lugares donde se guardan datos personales, cómo se buscan y quién los posee. Esa tabla es la sustancia del flujo. El resto es mecánico.
Un disparador Webhook o un nodo Email toma la solicitud. Un nodo Date registra entonces la recepción, porque las ventanas de respuesta empiezan en ese momento.
El nodo Loop recorre el inventario. En cada iteración revisa su sistema, por ejemplo un nodo PostgreSQL, un nodo HubSpot o un nodo Salesforce, un nodo HTTP Request para cualquier ítem que tenga una API, o un nodo Slack cuando tu política lo cubre.
Un nodo Merge arma los resultados. Un nodo Validate verifica que cada fila del inventario se buscó de hecho. Un paquete hecho de cuatro de los seis sistemas se ve completo, pero no lo es.
El nodo Generate Object examina cada registro y marca dos tipos de datos: información sobre otras personas identificables, y cualquier material que tu política designó como posiblemente exceptuado. Marca esos ítems para atención. No los quita, porque quitarlos es una decisión.
El nodo Excel arma el índice. El nodo S3 combina los archivos. El nodo Slack envía el paquete a quien lidera protección de datos, incluidas ambas listas de marcas.
El flujo no envía nada a quien solicita.
Nodos que usa este ActionFlow
- Airtable (Integration): guarda el inventario de sistemas, que es la sustancia de este flujo.
- Date (Util): registra la recepción, porque las ventanas de respuesta corren desde ese momento.
- Loop (Control): recorre el inventario para que no se salte ningún sistema.
- PostgreSQL (Data): busca en los almacenes internos. Salesforce, HubSpot y HTTP Request cubren el resto.
- Validate (Data): confirma que se buscó cada fila del inventario antes de armar el paquete.
- Generate Object (AI Core): marca datos de terceros y material potencialmente exceptuado sin quitar ninguno de los dos.
- Slack (Human in the Loop): entrega el paquete a quien lidera protección de datos, que decide qué se divulga.
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