Eliminar es el único paso que no se puede deshacer
Los calendarios de retención existen pero rara vez se aplican, porque los datos siguen acumulándose más allá de su período. Para eliminar, tienes que estar seguro. Esa certeza exige revisiones tediosas.
El hold legal es lo que más importa. Cualquier registro dentro del alcance de un hold debe permanecer más allá de su período de retención. Eliminar uno es un tema serio, aunque el calendario haya sido correcto.
Cuánto tiempo se guardan los registros también varía por tipo de registro y no por archivo. Pueden aplicar períodos de retención distintos al mismo tipo de documento según la jurisdicción, el contrato o la categoría. Una sola regla global no sirve para la mayoría de los portafolios.
Como la eliminación no se puede deshacer, el flujo produce una lista y no actúa sobre ella. La aprobación y la eliminación se quedan con las personas, y un registro de los ítems aprobados forma parte del proceso, no una función extra.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
El calendario de retención se guarda en un nodo Airtable que especifica el tipo de registro, el período, la fecha de inicio del período, y la jurisdicción o categoría a la que aplica.
Un nodo Start Scheduled corre la revisión. Un nodo PostgreSQL y un nodo S3 o Dropbox enumeran los registros con sus fechas de creación o de disparo.
Un nodo Date calcula el tiempo transcurrido a partir de la fila de calendario asociada a cada registro, y no a partir de una sola regla.
Un nodo Filter produce el conjunto candidato. El paso importante es entonces un segundo nodo Filter que quita todos los ítems dentro del alcance de cualquier hold legal activo. Esos holds se leen de un nodo Airtable que guarda el registro de holds.
El nodo Validate confirma que se leyó el registro de holds y que está al día. Esa revisión está ahí para impedir una corrida de retención que proceda sin revisar los holds.
El nodo Generate Object agrupa los candidatos por tipo de registro, con conteos y una fila de calendario para cada grupo, para que quien aprueba vea categorías y no una lista de miles.
Un nodo Create Excel produce la lista de aprobación. Un nodo Notion la guarda. Un nodo Slack la envía a quien posee los registros.
Una persona elimina en el sistema de origen después de la aprobación.
Nodos que usa este ActionFlow
- Airtable (Integration): guarda el calendario de retención y, por separado, el registro de holds legales.
- Start Scheduled: ejecuta la revisión en tu ciclo.
- PostgreSQL (Data): enumera los registros con fechas de disparo. S3 y Dropbox cubren los archivos almacenados.
- Date (Util): calcula el tiempo transcurrido contra la propia fila de calendario de cada registro.
- Filter (Data): produce candidatos y luego quita todo lo que está en el alcance de un hold activo.
- Validate (Data): confirma que se leyó el registro de holds y que está al día antes de que proceda nada.
- Create Excel (Data): produce la lista de aprobación agrupada por tipo de registro.
- Slack (Human in the Loop): la envía a quien posee los registros. Una persona realiza la eliminación.
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