La fecha que importa es el plazo de aviso, no la fecha de fin
Las fechas de contrato se guardan contra la fecha de fin, que es la fecha equivocada. La decisión hay que tomarla antes de que empiece el período de aviso. Un recordatorio en la fecha de vencimiento es prueba de que la elección ya se tomó por ti.
La renovación automática es el mecanismo que hace fallar esto. Es una cláusula que extiende el acuerdo otro año a menos que se dé aviso. Por lo general es la disposición más cara de esos acuerdos, y la que menos se nota.
La duración del período de aviso depende del contrato y puede incluso variar por cláusula. Una sola regla global de recordatorio estaría mal para la mayor parte del portafolio.
Un recordatorio significa algo solo con acuse. Sin acuse, el ciclo sigue, el sistema termina por ignorarlo, y el plazo importante pasa con el resto.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
La fuente es la tabla de cláusulas de tu proceso de extracción. Cada fila guarda una fecha de fin, un período de aviso, un mecanismo de renovación y una persona propietaria en un nodo Airtable o PostgreSQL.
Un nodo Start Scheduled lo lee a diario. Un nodo Date calcula el plazo de aviso a partir de la fecha de fin y el período de aviso, por contrato. Ese campo calculado es del que trabaja todo lo demás.
Un nodo Filter deja los contratos cuyo plazo de aviso cae dentro de tu período de aviso. Un segundo nodo Filter entonces separa los de renovación automática en un grupo aparte, porque perdérselos cuesta más.
Un nodo If revisa el estado de acuse de la fila. Si un contrato se acusó, los recordatorios se detienen.
El nodo Slack le dice a la persona propietaria el plazo de aviso, el procedimiento de renovación y el texto de la cláusula. El nodo Wait retiene el control. La escalada va primero a quien lidera legal, luego a quien posee el lado comercial.
Cuando alguien responde, el nodo HTTP Request escribe un acuse de vuelta a la fila.
Un flujo Start Scheduled mensual produce una vista hacia adelante de cada plazo en los próximos dos trimestres, que es lo que convierte esto de un sistema de alertas en uno de planificación.
Nodos que usa este ActionFlow
- Airtable (Integration): guarda fecha de fin, período de aviso, mecanismo de renovación y persona propietaria. PostgreSQL ocupa el mismo lugar.
- Start Scheduled: lee el portafolio a diario y produce la vista hacia adelante trimestral.
- Date (Util): calcula el plazo de aviso por contrato, que es el campo que importa.
- Filter (Data): selecciona la ventana de aviso y separa las renovaciones automáticas para más tiempo de anticipación.
- If (Control): detiene los recordatorios una vez que un contrato está acusado.
- Wait (Control): espera entre niveles de escalada.
- Slack (Communication): avisa a la persona propietaria, luego a quien lidera legal, luego a quien posee el lado comercial.
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