La lista de ítems faltantes es la página más valiosa del paquete
Para cumplir una solicitud de auditoría, tienes que identificar documentos de un período dado y un conjunto específico de tipos de documento, buscando en un repositorio de documentos, un archivo de correo, un sistema contable y la ordenador de alguien.
Reunir es aburrido, y por eso se hace a último momento, que es cuando se encuentran los huecos.
Un paquete con una lista honesta de ítems faltantes se acepta con más facilidad que uno que llega tarde pero completo. Si el hueco se conoce, quien audita puede planear alrededor. Si el documento falta cuando llega la semana tres, no puede.
Indexar es lo que hace a un paquete más útil que una carpeta. Si quien audita puede encontrar la factura citada en una línea de muestra en 10 segundos, hace menos preguntas de seguimiento. Esas preguntas de seguimiento son el costo real de una auditoría.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
La solicitud de auditoría nombra los requisitos. Un nodo Google Sheets o Airtable guarda esa lista como filas estructuradas: tipo de documento, período, entidad y la ubicación habitual de cada tipo.
Un nodo Start empieza la ejecución. Un nodo Loop recorre la lista de requisitos y lee de la fuente correcta cada vez: un nodo S3 o Dropbox para archivos almacenados, un nodo PostgreSQL para extractos del libro, un nodo Email para correspondencia, y un nodo Notion para políticas.
Un nodo Generate Object compara lo que se encontró con lo que se pidió y devuelve tres arreglos: satisfecho, parcialmente satisfecho y faltante. La satisfacción parcial es un estado real. Colapsarlo en un vecino lleva a sorpresas después.
Un nodo Validate confirma que cada documento encontrado de hecho cubre el período pedido, y no que meramente existe.
Un nodo Create Excel arma el índice: requisito, documento y ubicación. Un nodo S3 o Dropbox reúne los archivos en una carpeta estructurada.
Un nodo Slack publica la lista de faltantes a quien lidera finanzas antes de enviar cualquier paquete, porque la lista de faltantes es una tarea, no un reporte.
Nada va a quien audita sin aprobación de un nodo Human in the Loop.
Nodos que usa este ActionFlow
- Airtable (Integration): guarda la lista de requisitos con la ubicación habitual de almacenamiento por tipo. Google Sheets ocupa el mismo lugar.
- Loop (Control): recorre la lista de requisitos de a un ítem.
- S3 (Storage): lee los documentos almacenados. Dropbox y FTP ocupan el mismo lugar.
- PostgreSQL (Data): aporta extractos del libro del período.
- Generate Object (AI Core): devuelve satisfecho, parcialmente satisfecho y faltante como arreglos separados.
- Validate (Data): confirma que cada documento cubre el período pedido, no que meramente existe.
- Create Excel (Data): arma el índice que hace navegable el paquete.
- Slack (Human in the Loop): entrega primero la lista de faltantes, y controla cualquier cosa que se envíe a quien audita.
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