El acuse es sobre versiones, no sobre nombres
La distribución de políticas suele tratarse como completa una vez que se envió la política. El envío no deja registro de si alguien la leyó ni de qué versión vio. El problema aparece solo cuando ocurre una disputa.
La versión a menudo se ignora. Un acuse registrado contra una política que después se enmendó dos veces no tiene valor. El registro importa solo si declara qué se acusó.
El seguimiento es la parte difícil, porque el conjunto de personas que no acusaron sigue cambiando. Las tasas de acuse no mejoran cuando un recordatorio tiene que ir a todo el mundo todas las semanas.
Un lote único falla cuando se suman nuevos ingresos o cuando la gente vuelve al trabajo. Si la política se introdujo en marzo, alguien que empieza en junio igual necesita recibirla. Un mensaje único no cubre eso.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
Las políticas viven en un nodo Notion con un campo de versión explícito. Un nodo Start basa la distribución en una versión específica y no en un documento.
Un nodo Airtable o PostgreSQL guarda la lista de empleados y los registros de acuse, con clave en la persona y la versión de la política.
Un nodo Filter arma el conjunto de personas que no acusaron esta versión, para que cada recordatorio vaya solo a quienes todavía lo necesitan.
Un nodo Generate Text incluye un resumen de los cambios. Sin ese resumen, la política se acusaría sin leerse.
Un nodo Resend o Email envía la solicitud de acuse con un enlace. Un disparador Webhook escribe entonces el acuse de vuelta a la tabla de registros.
Un nodo Start Scheduled revisa cada semana, recuerda solo al conjunto pendiente, y envía el tema a las jefaturas después del intervalo que definiste.
Un segundo flujo Start Scheduled recoge a los nuevos ingresos comparando la lista de empleados con los registros de acuse de cada versión de política activa. Eso es lo que mantiene el registro completo a lo largo del tiempo.
Nodos que usa este ActionFlow
- Notion (Integration): guarda las políticas con un campo de versión explícito.
- Airtable (Integration): guarda los registros de acuse con clave en persona y versión juntas.
- Filter (Data): reduce cada envío a quienes no acusaron esta versión.
- Generate Text (AI Core): escribe la solicitud con un resumen en lenguaje llano de lo que cambió.
- Resend (Communication): envía la solicitud. Email y SMTP ocupan el mismo lugar.
- Webhook (Trigger): registra el acuse cuando se usa el enlace.
- Start Scheduled: recuerda al conjunto pendiente, y por separado atrapa a los nuevos ingresos.
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