Un primer día malo se arma con ocho omisiones pequeñas
El onboarding falla en piezas pequeñas. La laptop se pide, pero la licencia de software no. Las cuentas existen, pero las invitaciones de calendario no. La jefatura sabía, pero el equipo no.
Cada ítem omitido pertenece a un equipo distinto. Una persona usa una lista y una buena memoria para coordinar esos equipos. Ese sistema funciona solo si nadie está ausente en una semana de ingreso.
Mantener el orden importa más que la integridad. Algunas tareas no pueden empezar hasta que existe una identidad. Si intentas correrlas todas a la vez, obtienes fallos que parecen como si la gente hubiera ignorado las solicitudes.
El tiempo de anticipación es la otra parte. Una tarea que necesita dos semanas y está fijada para empezar el día de ingreso ya falló. La lista no muestra eso hasta el día mismo.
Cómo se ejecuta el ActionFlow en el lienzo
Ingresar una fecha de inicio en el sistema de HR dispara un Webhook. Si no hay sistema, un nodo Start se enciende de forma manual.
La plantilla de onboarding vive en un nodo Airtable o Notion. Cada tarea tiene una persona propietaria, un tiempo de anticipación y las tareas de las que depende. Columnas aparte de rol y ubicación varían el conjunto, en lugar de enviar cada tarea a cada persona.
Un nodo Filter selecciona las tareas que aplican a este rol. Un nodo Date calcula la fecha de disparo de cada tarea restando el tiempo de anticipación de la fecha de inicio.
Un nodo Loop recorre las tareas. Un nodo If revisa las dependencias y retrasa las que están bloqueadas, para que la tarea de identidad corra antes de las tareas de cuenta que la necesitan.
Un nodo Linear o Jira crea el trabajo con la persona propietaria y la fecha. Un nodo Slack avisa a cada equipo cuando su tarea se vuelve activa, en lugar de enviar todas las notificaciones a la vez.
Un nodo Start Scheduled corre una revisión diaria de ítems vencidos y pasa el tema por Slack. Esa revisión ocupó el lugar de la persona con buena memoria.
Un nodo Google Sheets registra cuándo se completa cada tarea. La tabla muestra qué paso llega tarde en cada contratación.
Nodos que usa este ActionFlow
- Webhook (Trigger): dispara cuando se fija una fecha de inicio. Start lo toma de forma manual en caso contrario.
- Airtable (Integration): guarda la plantilla con persona propietaria, tiempo de anticipación y dependencias. Notion ocupa el mismo lugar.
- Filter (Data): selecciona solo las tareas que aplican a este rol y ubicación.
- Date (Util): calcula la fecha de disparo de cada tarea a partir de su propio tiempo de anticipación.
- If (Control): retiene las tareas cuyas dependencias todavía no están completas.
- Linear (Integration): crea el trabajo con persona propietaria y fecha. Jira y Monday ocupan el mismo lugar.
- Start Scheduled: ejecuta la revisión diaria de vencidos que reemplaza el seguimiento humano.
- Google Sheets (Integration): registra el completado para que el paso que siempre llega tarde se vuelva visible.
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