Ablageregeln zerbrechen in dem Moment, in dem etwas Neues ankommt
Posteingangsregeln werden aus der Post gezogen, die Sie bereits gesehen haben. Neue Post läuft durch die Regeln und landet im allgemeinen Ordner, sodass die Regeln für den Großteil der ankommenden Post nicht mehr gelten.
Ob eine Antwort nötig ist, ist keine Eigenschaft der Absenderin, des Absenders oder der Betreffzeile. Ein Newsletter kann eine Frage enthalten, die an Sie gerichtet ist. Eine Kollegin oder ein Kollege kann etwas schicken, das rein informativ ist. Nur der Inhalt unterscheidet das eine vom anderen.
Archivieren ist der Punkt, an dem Automatisierung am verlockendsten und am gefährlichsten ist. Eine Nachricht, die abgelegt und aus dem Blick ist, findet niemand wieder, der sich nicht erinnert, dass sie existiert.
Löschen Sie nicht. Eine falsch archivierte Nachricht kostet Unannehmlichkeit. Eine falsch gelöschte Nachricht hat unbegrenzte Kosten. Der Wertunterschied zwischen den beiden Handlungen ist nahezu null.
So bauen Sie den Agent in Agent Studio auf
Der System-Prompt formuliert Archivregeln zurückhaltend und verbietet das Löschen. Löschen ist unmöglich, nicht bloß verboten, weil das Lösch-Tool nie angehängt wird.
Der System-Prompt listet vier Kategorien: eine, die eine Antwort von Ihnen verlangt, eine, die eine Antwort von jemand anderem verlangt, eine, die abgelegt werden muss, und eine, die gar nichts braucht. Er nennt außerdem die Absender und Betreffe, die Sie immer erreichen, unabhängig vom Inhalt.
Prompt-Fähigkeiten enthalten, wie Ihre Dateien organisiert sind, und Ihre Zusagen, damit das Ablegen an einem Ort landet, den Sie gewählt hätten.
Ein Flow mit Start Scheduled liest den Posteingang mit einem Email-Knoten. Ein Filter-Knoten entfernt offensichtlich automatische Post. Ein Agent Chat-Knoten gibt den Rest weiter.
Beim ersten Lauf wird nichts abgelegt. Der Agent schlägt vor, ein Slack-Knoten schickt den Vorschlag, und Sie akzeptieren oder korrigieren. So passen sich die Kategorien an Ihr tatsächliches Verhalten an, nicht an eine Beschreibung davon.
Wenn die Vorschläge stimmen, kann der Ablagezweig ohne Nachfrage weiterlaufen, während der Antwortzweig weiterhin auftaucht. Halten Sie die beiden Entscheidungen getrennt, weil Fehler auf jeder Seite sehr unterschiedliche Kosten tragen.
Woraus dieser Agent besteht
- Tool-Umfang: keine Löschfähigkeit angehängt, sodass Löschen unmöglich ist statt verboten.
- System-Prompt: vier Kategorien, plus die Absender und Betreffe, die Sie immer erreichen.
- Prompt-Fähigkeiten: Ihre Ordnerstruktur und aktuellen Zusagen.
- Email (Communication): liest den Posteingang nach Plan. SMTP passt in denselben Slot.
- Agent Chat (Util): übergibt die nicht automatische Post zur Kategorisierung.
- Slack (Communication): liefert Vorschläge während der Kalibrierung, bevor sich etwas von allein bewegt.
- Wenn ein ActionFlow ausreicht: Erledigen Absender- und Betreffregeln die vorhersehbare Mehrheit, nutzen Sie einen Workflow. Der Agent ist für den Rest da.
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