Eine Erinnerung, die nichts einholt, ist nur die halbe Erinnerung
Erinnerungen ändern nicht, wie viele Leute nicht erscheinen. Eine Erinnerung, die auch eine Bestätigung einholt, tut mehr: sie macht aus einer Annahme Information. Kommt keine Antwort, ist der Termin weiter nur eine Vermutung.
Eine einzige Erinnerung reicht nicht. Vier sind Belästigung. Die Stufen zählen, ebenso der Zweck jeder Stufe. Die frühe Erinnerung lässt eine Person umplanen. Die Erinnerung am selben Tag verhindert nur das Vergessen.
Das wertvollste Ergebnis ist die unbestätigte Liste. Sie können am Morgen drei Anrufe machen, weil Sie wissen, welche drei Termine keine Antwort hatten. Die Liste existiert nur, weil Antworten nachverfolgt werden.
Der Kanal ist hier kein Detail. Erscheint eine Erinnerung dort, wo die Person nicht hinsieht, ist es eine Erinnerung, die nie gesendet wurde. Der richtige Kanal variiert nach Publikum, nicht nach der Vorliebe der sendenden Seite.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Termindatensätze liegen in einem Google-Sheets-, Airtable- oder PostgreSQL-Knoten oder in einem Kalender, den ein HTTP Request-Knoten liest. Ein Start Scheduled-Knoten liest sie jeden Tag.
Der Date-Knoten berechnet den Abstand zu jedem Termin. Der Filter-Knoten behält nur die, die eine Erinnerungsstufe überschreiten.
Ein Switch-Knoten wählt die Stufe, und die Stufe bestimmt sowohl die Nachricht als auch den Kanal. Die frühe Erinnerung kann als E-Mail mit Resend gehen. Die Erinnerung am selben Tag geht in der Regel als SMS über Twilio oder als WhatsApp-Nachricht.
Der Generate Text-Knoten erzeugt die Nachricht mit den Termindetails, oder es wird eine Vorlage genutzt, wenn der Inhalt unverändert bleibt und Generierung unnötig ist.
Antworten kommen über einen Webhook-Trigger. Der Text Classifier-Knoten behandelt die Antwort als Bestätigung, Stornierung oder Umbuchungsanfrage. Der HTTP Request-Knoten schreibt diesen Zustand in den Datensatz zurück.
Jeden Morgen liest ein zweiter Flow mit Start Scheduled die unbestätigte Menge und postet sie nach Slack für die verantwortliche Person. Die Liste ist die endgültige Ausgabe. Die Erinnerungen sind das, was diese Ausgabe erzeugt.
Der Wait-Knoten staffelt die Sendungen, sodass die Erinnerungen eines ganzen Tages nicht auf einmal rausgehen.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Start Scheduled: liest Termindatensätze täglich und erzeugt morgens die unbestätigte Liste.
- Google (Integration): liest den Kalender. Google Sheets, Airtable und PostgreSQL passen in denselben Slot.
- Date (Util): berechnet den Abstand zum Termin für die Stufung.
- Switch (Control): wählt die Stufe, die sowohl Nachricht als auch Kanal setzt.
- Twilio (Integration): sendet die SMS am selben Tag. Resend und WhatsApp decken die anderen Stufen ab.
- Text Classifier (AI Custom): liest Antworten als bestätigen, stornieren oder umbuchen.
- Wait (Control): taktet die Sendungen, statt einen ganzen Tag auf einmal freizugeben.
- Slack (Communication): liefert die unbestätigte Liste jeden Morgen an die verantwortliche Person.
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