Der größte Teil der Kontierung ist eindeutig. Der Rest ist ein Urteil, das niemand aufgeschrieben hat
Rechnungskontierung wirkt zuerst repetitiv. Das ändert sich. 80 % der Rechnungen gehen auf das naheliegende Konto. Der Rest wirft echte Fragen auf: ob eine Belastung ein Abonnement ist oder eine persönliche Leistung, und ob ein gemeinsames Tool der Abteilung gehört, die es gekauft hat, oder der, die es nutzt.
Die Person, die üblicherweise kontiert, behält diese Entscheidungen im Kopf. Die Entscheidungen sind konsistent, aber niemand hat sie aufgeschrieben. Sie können die Aufgabe weder einer neuen Person noch einem Regelwerk übergeben, ohne dass es hakt.
Der Agent muss das Muster kennen und erkennen, wann eine Rechnung ihm nicht folgt. Ein neuer Lieferant, ein Betrag weit außerhalb der üblichen Spanne dieses Lieferanten oder eine Beschreibung, die zu zwei Konten passt: jeder dieser Fälle ist ein Grund nachzufragen, statt zu kontieren.
Falsche Kontierung ist auf eine bestimmte Weise teuer. Sie fällt erst auf, wenn der Bericht am Quartalsende falsch aussieht. Dann kostet die Korrektur mehr als die ursprüngliche Frage gekostet hätte.
So bauen Sie den Agent in Agent Studio auf
Prompt-Fähigkeiten halten die Kontierungsregeln: Ihren Kontenplan, Ihre Kostenstellen und die Konventionen, die niemand aufgeschrieben hat. Zu diesen Konventionen gehört, welcher Lieferant wohin gehört und wie gemeinsame Kosten aufgeteilt werden.
Der System-Prompt sagt dem Agent, wann er nachfragen soll statt zu kontieren. Nachfragen, wenn der Lieferant neu ist, wenn der Betrag außerhalb der üblichen Spanne des Lieferanten liegt, wenn die Beschreibung zu mehr als einem Konto passt, oder wenn der Wert die von Ihnen gesetzte Schwelle überschreitet.
Der Extraktions-Flow für Rechnungen sendet seine strukturierte Ausgabe an den Agent Chat-Knoten. Der Agent argumentiert dann über die geparste Rechnung, nicht über das PDF.
Ein PostgreSQL-Knoten liefert die Kontierungshistorie des Lieferanten. Diese Historie ist das stärkste verfügbare Signal. Eine Regeltabelle kann sie nicht nutzen.
Kontierte Rechnungen gehen über einen HTTP Request-Knoten zurück ins Hauptbuch. Fragen gehen über Slack an die Finanzleitung, mit den zwei möglichen Konten und dem Grund für die Mehrdeutigkeit.
Google Sheets protokolliert jede Kontierungsentscheidung und ihre Begründung. Die monatliche Durchsicht der Korrekturen macht aus informellen Konventionen geschriebene. Dieser Prozess ist mehr wert als die eingesparte Zeit.
Woraus dieser Agent besteht
- Prompt-Fähigkeiten: enthalten den Kontenplan, die Kostenstellen und die Konventionen, die niemand aufgeschrieben hatte.
- System-Prompt: nennt die Bedingungen, die eine Frage statt einer Kontierung verlangen.
- PostgreSQL (Data): liefert die Kontierungshistorie des Lieferanten als stärkstes verfügbares Signal.
- Agent Chat (Util): empfängt die geparste Rechnung aus dem Extraktions-Flow.
- Slack (Communication): trägt mehrdeutige Rechnungen mit beiden Kandidatenkonten und dem Grund.
- Google Sheets (Integration): protokolliert Entscheidungen und Korrekturen. So werden Konventionen dokumentiert.
- Wenn ein ActionFlow ausreicht: Ist die Zuordnung von Lieferant zu Konto fest und vollständig, kontiert ein Nachschlage-Workflow ohne jede Mehrdeutigkeit.
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