Die Nachfassliste ist das Produkt, und sie entsteht zu spät
Abgabetermine hatten Wochen früher eine bekannte Lücke. Das fehlende Zertifikat, die Registernummer des Lieferanten und der Beleg für den einen großen Einkauf waren alles kleine Aufgaben, die plötzlich dringend wurden.
Um zu wissen, was fehlt, brauchen Sie die Anforderungen. Die unterscheiden sich nach Jurisdiktion, nach Rechtsträger und nach Transaktionstyp. Dieses Wissen bleibt bei der Buchhaltung und wird erst bis zur Frist angewendet.
Der nächste Schritt ist zu klären, wen Sie kontaktieren. Fehlt ein Lieferantenbeleg, haken Sie beim Lieferanten nach. Fehlt eine interne Freigabe, fragen Sie im Team nach. Beide Anfragen an dieselbe Person zu senden, kostet eine Woche.
Der Wert liegt in der Vorlaufzeit. Eine Nachfassliste acht Wochen im Voraus ist ein Satz einfacher E-Mails. Eine Nachfassliste acht Tage im Voraus verlangt Eskalation.
So bauen Sie den Agent in Agent Studio auf
Prompt-Fähigkeiten halten die Abgabekalender und die Anforderungslisten. Die Person, die die Abgabe verantwortet, pflegt sie: was jede Abgabe nach Rechtsträger und Jurisdiktion verlangt, und wie viele Monate im Voraus jeder Beleg bereitliegen soll.
Der System-Prompt begrenzt den Agent auf die Vollständigkeit der Belege: was vorhanden ist und was nicht. Er kommentiert nie Behandlung, Position oder Haftung. Diese Grenze steht im Prompt.
Ein Flow mit Start Scheduled führt die Prüfung rechtzeitig vor jeder Frist aus. Ein S3- oder Dropbox-Knoten liest die gespeicherten Belege. Ein PostgreSQL-Knoten liefert die Transaktionen im Scope. Agent Chat bestimmt, was fehlt.
Der Agent gibt die Lückenliste zurück, mit einer verantwortlichen Partei und einem Vorschlag für die Anfrage je Position.
Slack übernimmt interne Nachfragen. Ein Resend-Knoten bereitet externe Anfragen vor und hält sie zur Freigabe, bevor sie an Lieferanten gehen.
Google Sheets protokolliert, was angefragt wurde und was tatsächlich ankam, damit die zweite Erinnerung weiß, was die erste gefragt hat.
Kann der Agent einen Posten nicht klassifizieren, geht er an die Buchhaltung statt geraten zu werden. Diese Liste ist meist kurz und verdient deren Aufmerksamkeit wirklich.
Woraus dieser Agent besteht
- Prompt-Fähigkeiten: halten Abgabekalender und Anforderungslisten je Rechtsträger, gepflegt von der Person, die die Abgabe verantwortet.
- System-Prompt: ist auf die Vollständigkeit der Belege begrenzt. Kommentiert nie Behandlung, Position oder Haftung.
- S3 (Storage): speichert Belege. Dropbox passt in denselben Slot.
- PostgreSQL (Data): liefert die Transaktionen im Scope für jede Abgabe.
- Agent Chat (Util): gibt die Lückenliste mit verantwortlicher Partei und einem Vorschlag je Position zurück.
- Resend (Communication): bereitet externe Anfragen vor und hält sie zur Freigabe vor dem Versand.
- Wenn ein ActionFlow ausreicht: Reicht eine Checkliste mit Fälligkeiten und Erinnerungen, ist das ein Workflow und liefert den größten Teil des Vorlaufzeit-Nutzens.
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