Die Regel zu nennen macht eine Ablehnung vertretbar
Niemand will Spesen prüfen, und die meisten tun es schlecht. Jede Abrechnung gegen das Richtliniendokument zu prüfen dauert länger, als die Abrechnungen wert sind.
Eine Ablehnung, die keine Regel nennt, wird zum Streit. Die antragstellende Person denkt, es war erlaubt. Die prüfende Person erinnert sich vage an die Richtlinie. Der Streit kostet mehr als die Abrechnung.
Grenzwertig ist eine echte Kategorie und braucht einen eigenen Pfad. Eine Abrechnung knapp über einem Limit, eine untypische Kategorie oder ein fehlender Beleg bei einer sonst normalen Ausgabe braucht immer noch ein Urteil. Deshalb hören prüfende Personen auf zu lesen, sobald sie die klaren Fälle haben.
Muster zählen mehr als jede einzelne Abrechnung. Eine Abrechnung über dem Limit zählt nicht. Dieselbe Person jeden Monat über dem Limit ist ein Muster. Nur das Protokoll zeigt das.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Die Richtlinie lebt in einer Tabelle, nicht im Prompt. Jede Regel sitzt in einem Google-Sheets- oder Airtable-Knoten als strukturierte Bedingung: Kategorie, Limit, Belegpflicht und Freigabestufe. Eine Finanzleitung kann die Richtlinie bearbeiten, ohne den Flow zu ändern.
Ein Webhook-Trigger empfängt die Abrechnung. Ein Document Upload-Knoten erfasst sie. Ein PDF4me-Knoten extrahiert sie aus dem PDF, in dem sie ankam.
Ein Generate Object-Knoten liest die Abrechnung und den Beleg. Er gibt Kategorie, Betrag, ob der Beleg die Abrechnung stützt, ein Entscheidungsband und die konkreten angewendeten Regeln zurück.
Ein Switch-Knoten behandelt das Band. Konforme Abrechnungen gehen an einen HTTP Request-Knoten zur Verarbeitung und an eine Slack-Benachrichtigung für die antragstellende Person. Klare Verstöße gehen an einen Generate Text-Knoten, der die Erklärung schreibt und die Regel nennt.
Grenzwertige Abrechnungen gehen über einen Slack-Knoten in der Kategorie Human in the Loop an eine prüfende Person, mit Regeltext und Abrechnung nebeneinander.
Ein Google-Sheets-Knoten protokolliert jede Entscheidung mit antragstellender Person, Regel und Band. Dieses Protokoll macht Muster sichtbar. Es monatlich zu prüfen ändert Verhalten. Es macht Abrechnungen nicht schneller.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Webhook (Trigger): empfängt die Spesenabrechnung.
- Airtable (Integration): hält die Richtlinie als strukturierte Regeln. Google Sheets passt in denselben Slot.
- Document Upload (Data) plus PDF4me (Data): nehmen den Beleg und extrahieren den Inhalt.
- Generate Object (AI Core): gibt Kategorie, Belegstützung, Entscheidungsband und die angewendeten Regeln zurück.
- Switch (Control): trennt konform, grenzwertig und klare Verstöße.
- Generate Text (AI Core): schreibt die Erklärung und nennt die konkrete Regel.
- Slack (Human in the Loop): sendet grenzwertige Abrechnungen mit dem Regeltext an eine prüfende Person.
- Google Sheets (Integration): protokolliert Entscheidungen, damit wiederholte Muster sichtbar werden.
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