Die Differenzen fallen in vier Arten, und jede braucht eine andere Reaktion
Lieferantenkontoauszüge kommen einmal im Monat. Eine Person gleicht sie mit zwei offenen Fenstern und einem Textmarker ab. Die Arbeit ist Routine. Das Ergebnis ist meist eine Zahl statt einer Erklärung.
Eine Kategorie deckt die Lage nicht. Steht eine Rechnung auf ihrem Auszug, aber nicht in Ihrem Hauptbuch, fehlt ein Dokument. Steht eine Rechnung in Ihrem Hauptbuch, aber nicht auf ihrem Auszug, haben sie meist eine Gutschrift nicht verarbeitet. Stimmen die Rechnungen, aber die Beträge nicht, ist es ein Streit. Eine Timing-Differenz bedeutet, dass keine Seite Schuld hat.
Nur diese Gruppierung macht den Abgleich handlungsfähig, weil jede Gruppe an ein anderes Ziel geht: den Lieferanten, Ihre eigene Kreditorenbuchhaltung oder niemanden.
Auszugsformate passen nie zu Ihrem Hauptbuchexport. Diese Diskrepanz ist der Grund, warum die Arbeit manuell geblieben ist.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Die zwei Seiten werden getrennt gelesen. Ein Document Upload-Knoten erfasst den Lieferantenkontoauszug. Ein PDF4me-Knoten extrahiert ihn. Ein Generate Object-Knoten gibt ihn als strukturierte Liste von Zeilen zurück.
Ein PostgreSQL- oder Google-Sheets-Knoten liest Ihr Hauptbuch für diesen Lieferanten und Zeitraum, bereits im richtigen Format.
Ein Date-Knoten richtet zuerst die Perioden aus. Wird ein Auszug an einem anderen Tag als dem Ende Ihrer Periode geschnitten, sind die resultierenden Differenzen keine echten Differenzen.
Ist eine Rechnungsnummer vorhanden, matcht ein Filter-Knoten darauf. Fehlt die Rechnungsnummer oder hat sie ein anderes Format, matcht er in einem zweiten Durchlauf auf Betrag und Datum.
Ein Math-Knoten berechnet die Differenz für gematchte Paare, mit einer Rundungstoleranz.
Ein Generate Object-Knoten teilt ungematchte oder abweichende Zeilen in vier Kategorien und gibt sie als getrennte Arrays zurück. Diese Teilung ist das Ergebnis.
Ein Create Excel-Knoten erzeugt die Datei. Ein Slack-Knoten sendet die Zusammenfassungszahlen. Ein Email- oder Resend-Knoten bereitet eine Lieferantenanfrage vor, die nur die Zeilen enthält, die der Lieferant beantworten muss. Die Anfrage wird zur Freigabe gehalten, bevor sie gesendet wird.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Document Upload (Data) plus PDF4me (Data): nehmen den Auszug und extrahieren ihn.
- Generate Object (AI Core): gibt den Auszug als strukturierte Liste von Zeilen zurück.
- PostgreSQL (Data): liest Ihr Hauptbuch für diesen Lieferanten und Zeitraum.
- Date (Util): richtet die Perioden aus, bevor irgendetwas verglichen wird.
- Filter (Data): matcht auf Rechnungsnummer, dann auf Betrag und Datum als zweiten Durchlauf.
- Math (Util): berechnet Differenzen mit einer Rundungstoleranz.
- Create Excel (Data): erzeugt den Abgleich als teilbare Datei.
- Email (Human in the Loop): bereitet die Lieferantenanfrage vor und hält sie zur Freigabe vor dem Versand.
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