Eine Überweisung wird gesendet, und dann besitzt sie niemand
Wenn eine Überweisung von einer Praxis zur anderen geht, erfährt die ausstellende klinische Fachkraft typischerweise nur, was geschehen ist, wenn die Patientin oder der Patient es mitteilt oder ein Brief ankommt.
Die Lücken sind konkret, und jede verlangt eine eigene Lösung: nie empfangen, empfangen aber nicht gebucht, gebucht aber nicht wahrgenommen, und wahrgenommen aber ohne zurückgekehrten Bericht. Etwas als „offen“ zu melden, vereint vier verschiedene Probleme zu einem nutzlosen Status.
Die Patientinnen und Patienten sind die, die übersehen werden. Eine Person, die keinen Buchungsbrief erhalten hat, denkt, das System bearbeite ihren Fall. Dann vergehen drei Monate, bevor es jemand merkt.
Hier ist kein klinisches Urteil im Spiel. Die überweisende Fachkraft entscheidet, ob eine Überweisung angemessen war und was ihr Ergebnis bedeutet. Tracking ist eine administrative Routine, die derzeit keine Eigentümerin und keinen Eigentümer hat.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Überweisungsdatensätze liegen in einem PostgreSQL- oder Airtable-Knoten. Das Stufenfeld ist das gesamte Design, weil dieses Feld einen Eintrag „offen“ in einen handlungsfähigen Fund verwandelt.
Ein Start Scheduled-Knoten liest sie. Wenn die empfangenden Systeme sie offenlegen, prüft ein HTTP Request-Knoten Eingangsbestätigungen, Buchungsbestätigungen und zurückgekehrte Berichte. Wenn nicht, liest ein Email-Knoten die Korrespondenz.
Ein Text Classifier-Knoten prüft die eingehende Korrespondenz. Er klassifiziert sie als Eingangsbestätigung, Buchung, Ergebnisbericht oder etwas anderes. Ein HTTP Request-Knoten setzt den Datensatz dann fort.
Der Date-Knoten berechnet, wie lange jede Überweisung auf ihrer gegenwärtigen Stufe war. Der Airtable-Knoten hält die erwartete Dauer je Stufe, und diese Dauer unterscheidet sich nach Stufe.
Der Filter-Knoten erzeugt die stillstehende Menge. Der Switch-Knoten leitet nach Stufe: ein Nachfassen an die empfangende Praxis bei unbestätigten Überweisungen, ein Patientenkontakt bei nicht gebuchten und eine Berichtsanfrage bei abgeschlossenen Terminen ohne Rückmeldung.
Ein Human in the Loop-Knoten hält alle patientenbezogenen Nachrichten. Ein Slack-Knoten gibt der Koordination eine stillstehende Liste nach Stufe. Das ist eine Arbeitsliste, kein Statusbericht.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Airtable (Integration): hält Überweisungen mit einem Stufenfeld und der erwarteten Dauer je Stufe.
- Start Scheduled: liest den Überweisungssatz in Ihrem Zyklus.
- HTTP Request (Util): prüft Eingangsbestätigungen, Buchungen und zurückgekehrte Berichte, wo sie offenliegen.
- Text Classifier (AI Custom): liest Korrespondenz als Eingangsbestätigung, Buchung oder Ergebnis.
- Date (Util): berechnet die Zeit auf der aktuellen Stufe gegen die eigene Erwartung dieser Stufe.
- Switch (Control): leitet je stillstehender Stufe eine andere Handlung.
- Slack (Human in the Loop): hält patientenbezogene Nachrichten und liefert die stillstehende Liste nach Stufe.
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