Meldungen werden bei den Unterlagen verpasst, nicht bei den Daten
Gesellschaftsrechtliche Meldetermine sind bekannt und erfasst. Was nicht erfasst ist, ist ob die nötigen Inputs zur relevanten Zeit vorliegen: der unterzeichnete Beschluss, die festgestellten Abschlüsse und die Bestätigung der hinterlegten Angaben.
Es wird eine Matrix statt einer Checkliste, weil mehrere Jurisdiktionen, verschiedene Geschäftsjahresenden, unterschiedliche Anforderungen und zahlreiche Fristen zusammenkommen, die niemand im Kopf behalten kann.
Am häufigsten übersehen werden Änderungsereignisse. Eine Meldung, die aus der Bestellung einer Geschäftsführung oder einer Änderung der Anschrift folgt, hat eine Frist, die mit dem Ereignis beginnt, und das Ereignis wird meist woanders erfasst als dort, wo die Meldung getrackt wird.
Der Agent verfolgt Vollständigkeit und bereitet vor. Was jede Jurisdiktion verlangt und ob eine Meldung dem genügt, stellen Ihre Company Secretary oder Ihre Rechtsberatung fest. Deshalb hält der Prompt den Agent von diesen Fragen fern.
So bauen Sie den Agent in Agent Studio auf
Prompt-Fähigkeiten enthalten den Meldekalender je Rechtsträger, die Inputs, die jede Meldung braucht, und die Menschen, die sie liefern. Die Person, die die Meldungen verantwortet, pflegt das, nicht der Agent.
Der System-Prompt fokussiert Vollständigkeit und Timing. Er zeigt, was fällig ist, was fehlt und wer dafür verantwortlich ist. Er nennt nicht, was eine Jurisdiktion verlangt oder ob eine Meldung ausreicht.
Vorlaufzeiten gehören in dieselbe Konfiguration, weil ein Dokument, das eine Board-Freigabe braucht, einen anderen Zeitrahmen hat als eines, das eine Unterschrift braucht.
Ein geplanter Flow startet die Arbeit rechtzeitig im Voraus. Ein Airtable-Knoten holt die Rechtsträgerdaten. Ein Knoten liest gespeicherte Unterlagen aus einem S3- oder Dropbox-Bucket. Ein PostgreSQL-Knoten liefert die Änderungsereignisse, die ereignisbasierte Meldungen auslösen.
Für jede bevorstehende Meldung liefert Agent Chat, was derzeit vorliegt, was fehlt, wer jeden fehlenden Posten hält und wie viel Vorlauf bleibt.
Slack hakt bei den Haltenden nach und erreicht die Person, die die Meldung verantwortet, wenn der Vorlauf kürzer wird. Notion hält die Sicht über alle Rechtsträger, weil das die Sicht ist, die derzeit niemand hat.
Kann der Agent etwas nicht klassifizieren, geht es an die Company Secretary und gilt nicht als vollständig.
Woraus dieser Agent besteht
- Prompt-Fähigkeiten: halten den Meldekalender je Rechtsträger mit erforderlichen Inputs, Haltenden und Vorlaufzeiten.
- System-Prompt: deckt nur Vollständigkeit und Timing ab. Nennt nie, was eine Jurisdiktion verlangt oder ob eine Meldung ausreicht.
- Airtable (Integration): liefert Rechtsträgerdaten. S3 und Dropbox halten die Unterlagen.
- PostgreSQL (Data): liefert Änderungsereignisse, die ereignisbasierte Meldungen auslösen.
- Agent Chat (Util): liefert vorhanden, fehlend, Haltende und verbleibenden Vorlauf je Meldung.
- Slack (Communication): hakt früh bei den Haltenden nach und eskaliert, wenn der Vorlauf kürzer wird.
- Wenn ein ActionFlow ausreicht: Brauchen Sie einen Fristkalender mit Erinnerungen, ist das ein Workflow. Für einen einzelnen Rechtsträger reicht das für sich.
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