Löschen ist der eine Schritt, der sich nicht rückgängig machen lässt
Aufbewahrungspläne existieren, werden aber selten angewendet, weil Daten über ihre Frist hinaus weiterwachsen. Um zu löschen, müssen Sie sicher sein. Diese Sicherheit verlangt Prüfungen, die mühsam sind.
Der Legal Hold zählt am meisten. Jede Aufzeichnung im Scope eines Holds muss über ihre Aufbewahrungsfrist hinaus bleiben. Eine zu löschen ist ein ernstes Thema, auch wenn der Plan korrekt war.
Wie lange Aufzeichnungen gehalten werden, variiert auch nach Aufzeichnungstyp statt nach Datei. Für dieselbe Art Dokument können je nach Jurisdiktion, Vertrag oder Kategorie verschiedene Fristen gelten. Eine einzige globale Regel eignet sich nicht für die meisten Portfolios.
Weil Löschen sich nicht rückgängig machen lässt, erzeugt der Flow eine Liste und handelt nicht darauf. Freigabe und Löschung bleiben bei Menschen, und ein Datensatz freigegebener Posten ist Teil des Prozesses, kein Extrafeature.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Der Aufbewahrungsplan liegt in einem Airtable-Knoten, der den Aufzeichnungstyp, die Frist, das Startdatum der Frist und die Jurisdiktion oder Kategorie nennt, auf die er gilt.
Ein Start Scheduled-Knoten führt die Prüfung aus. Ein PostgreSQL-Knoten und ein S3- oder Dropbox-Knoten listen Aufzeichnungen mit ihren Erstellungs- oder Auslösedaten.
Ein Date-Knoten berechnet die verstrichene Zeit aus der Planzeile, die zu jeder Aufzeichnung gehört, nicht aus einer einzelnen Regel.
Ein Filter-Knoten erzeugt den Kandidatensatz. Der wichtige Schritt ist dann ein zweiter Filter-Knoten, der alle Posten im Scope eines aktiven Legal Holds entfernt. Diese Holds werden aus einem Airtable-Knoten gelesen, der das Hold-Register hält.
Der Validate-Knoten bestätigt, dass das Hold-Register gelesen wurde und aktuell ist. Diese Prüfung verhindert einen Aufbewahrungslauf, der ohne Prüfung der Holds weitergeht.
Der Generate Object-Knoten gruppiert die Kandidaten nach Aufzeichnungstyp, mit Zählungen und einer Planzeile je Gruppe, damit die freigebende Person Kategorien sieht statt einer Liste von Tausenden.
Ein Create Excel-Knoten erzeugt die Freigabeliste. Ein Notion-Knoten hält sie. Ein Slack-Knoten sendet sie an die Person, die die Aufzeichnungen verantwortet.
Eine Person löscht nach der Freigabe im Quellsystem.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Airtable (Integration): hält den Aufbewahrungsplan und, getrennt, das Legal-Hold-Register.
- Start Scheduled: führt die Prüfung in Ihrem Zyklus aus.
- PostgreSQL (Data): listet Aufzeichnungen mit Auslösedaten. S3 und Dropbox decken gespeicherte Dateien ab.
- Date (Util): berechnet die verstrichene Zeit gegen die eigene Planzeile jeder Aufzeichnung.
- Filter (Data): erzeugt Kandidaten und entfernt dann alles im Scope eines aktiven Holds.
- Validate (Data): bestätigt, dass das Hold-Register gelesen wurde und aktuell ist, bevor irgendetwas weitergeht.
- Create Excel (Data): erzeugt die Freigabeliste gruppiert nach Aufzeichnungstyp.
- Slack (Human in the Loop): sendet sie an die Person, die die Aufzeichnungen verantwortet. Eine Person führt die Löschung aus.
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