Verlängerungen gehen im Kalender verloren, nicht in der Verhandlung
Niemand vergisst eine Verlängerung absichtlich. Sie verpassen sie, weil die Erinnerung in einer vollen Woche ankam, mental anerkannt wurde, aber nie zur Handlung wurde.
Eine einzelne Benachrichtigung lädt zum Vergessen ein. Sie erfüllt die Pflicht des Systems und tut nichts zur menschlichen.
Eskalation ist der gesamte Mechanismus. Eine erste Erinnerung geht an die Ownership, eine zweite, wenn sich nichts geändert hat, dann die Leitung. Nicht weil die Ownership nachlässig ist, sondern weil eine Nachricht, die sich mit steigender Sichtbarkeit wiederholt, der einzige zuverlässige Weg ist, Absicht in einen Kalendereintrag zu verwandeln.
Die Schwelle, die zählt, ist die Kündigungsfrist, nicht das Enddatum. Die Kündigungsfrist zu überschreiten, nimmt die Optionen, und eine Erinnerung danach benachrichtigt über einen Verlust.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Vertragsdatensätze leben in Google Sheets, Airtable oder einem PostgreSQL-Knoten, oder im CRM über einen Salesforce-Knoten. Ein Start Scheduled-Knoten liest sie täglich.
Ein Filter-Knoten behält nur die Datensätze innerhalb des Kündigungsfensters. Von der Kündigungsfrist statt vom Enddatum zu arbeiten, ist die wichtigste Konfiguration in diesem Flow.
Ein If-Knoten prüft den Bestätigungszustand jedes Datensatzes. Unbestätigte Datensätze, die schon eine erste Erinnerung hatten, gehen in den Eskalationszweig. Neue bekommen die erste Nachricht.
Slack benachrichtigt die Ownership. Ein Wait-Knoten hält den Eskalationszweig dann für das Intervall, das Sie setzen, bevor der If-Knoten erneut bewertet. Das macht aus einer Erinnerung eine Sequenz ohne einen zweiten geplanten Flow.
Ist der Datensatz immer noch unberührt, benachrichtigt ein zweiter Slack-Knoten die Leitung, und der Account-Team-Kanal empfängt die dritte Benachrichtigung.
Jede Benachrichtigung schreibt ihren Zustand in den Datensatz zurück, sodass der Flow weiß, was er schon gesendet hat. Ohne dieses Zurückschreiben erzeugt ein täglicher Zeitplan täglich identische Nachrichten und trainiert die Leute, den Kanal zu ignorieren.
Email oder Resend erreicht alle, die nicht in Slack sind, und Teams oder Telegram passen in denselben Slot.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Start Scheduled: liest das Vertragset täglich.
- Google Sheets (Integration): hält die Vertragsdatensätze. Airtable, PostgreSQL und Salesforce passen in denselben Slot.
- Filter (Data): behält nur Datensätze im Kündigungsfenster, nicht am Enddatum.
- If (Control): trennt erste Nachrichten von Eskalationen nach Bestätigungszustand.
- Wait (Control): hält den Eskalationszweig für das Intervall, das Sie setzen.
- Slack (Communication): benachrichtigt Ownership, dann Leitung, dann das Account-Team.
- Resend (Communication): erreicht alle außerhalb von Slack. Email, Teams und Telegram passen in denselben Slot.
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