Das Datum, das zählt, ist die Anzeigefrist, nicht das Enddatum
Vertragsdaten werden gegen das Enddatum gehalten, und das ist das falsche Datum. Die Entscheidung muss fallen, bevor die Kündigungsfrist beginnt. Eine Erinnerung am Ablaufdatum ist der Beleg, dass die Wahl bereits für Sie getroffen wurde.
Automatische Verlängerung ist der Mechanismus, der das scheitern lässt. Es ist eine Klausel, die die Vereinbarung um ein weiteres Jahr verlängert, wenn keine Anzeige erfolgt. Sie ist meist die teuerste Bestimmung in solchen Vereinbarungen und die, die am wenigsten bemerkt wird.
Die Länge der Kündigungsfrist hängt vom Vertrag ab und kann sogar je Klausel variieren. Eine einzige globale Erinnerungsregel wäre für den größten Teil des Portfolios falsch.
Eine Erinnerung bedeutet nur etwas mit Bestätigung. Ohne Bestätigung läuft der Zyklus weiter, das System ignoriert sie irgendwann, und die wichtige Frist geht mit dem Rest vorbei.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Die Quelle ist die Klauseltabelle aus Ihrem Extraktionsprozess. Jede Zeile hält ein Enddatum, eine Kündigungsfrist, einen Verlängerungsmechanismus und einen Owner in einem Airtable- oder PostgreSQL-Knoten.
Ein Start Scheduled-Knoten liest sie täglich. Ein Date-Knoten berechnet die Anzeigefrist aus Enddatum und Kündigungsfrist, je Vertrag. Dieses berechnete Feld ist das, woraus alles andere arbeitet.
Ein Filter-Knoten behält die Verträge, deren Anzeigefrist in Ihren Warnzeitraum fällt. Ein zweiter Filter-Knoten trennt dann die mit automatischer Verlängerung in eine eigene Gruppe, weil sie zu verpassen mehr kostet.
Ein If-Knoten prüft den Bestätigungsstatus der Zeile. Ist ein Vertrag bestätigt, stoppen die Erinnerungen.
Der Slack-Knoten nennt dem Owner die Anzeigefrist, das Verlängerungsverfahren und den Klauseltext. Der Wait-Knoten hält die Kontrolle. Die Eskalation geht zuerst an Legal, dann an den kommerziellen Owner.
Antwortet jemand, schreibt der HTTP Request-Knoten eine Bestätigung zurück in die Zeile.
Ein monatlicher Flow mit Start Scheduled erzeugt eine Voraussicht jeder Frist in den nächsten zwei Quartalen. Das macht aus diesem Alerting-System ein Planungssystem.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Airtable (Integration): hält Enddatum, Kündigungsfrist, Verlängerungsmechanismus und Owner. PostgreSQL passt in denselben Slot.
- Start Scheduled: liest das Portfolio täglich und erzeugt die quartalsweise Voraussicht.
- Date (Util): berechnet die Anzeigefrist je Vertrag, das Feld, das zählt.
- Filter (Data): wählt das Warnfenster und trennt automatische Verlängerungen für längeren Vorlauf.
- If (Control): stoppt Erinnerungen, sobald ein Vertrag bestätigt ist.
- Wait (Control): hält zwischen Eskalationsstufen.
- Slack (Communication): benachrichtigt Owner, dann Legal, dann den kommerziellen Owner.
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