Un documento archivado en el lugar equivocado está perdido, no mal ubicado
Archivar por nombre de archivo y remitente funciona hasta que la factura llega como un documento escaneado llamado document.pdf desde una dirección compartida. La regla entonces falla en silencio. El documento cae en una carpeta por defecto y se encuentra meses después, cuando alguien lo busca.
Leer el documento resuelve la mayor parte: una factura se anuncia, un contrato se anuncia, una nota de entrega se anuncia. Leer también saca a la superficie la entidad, el período y la referencia en la que de hecho se apoya tu estructura de archivo.
Los casos difíciles son de verdad difíciles. Un documento que es a la vez una enmienda de contrato y una confirmación de compra pertenece a dos lugares, o a uno, según cómo trabaja tu organización, no según el documento mismo.
El agent clasifica lo que está claro, lo enruta y pone los casos ambiguos delante de una persona, en lugar de comprometerse con una conjetura que nadie va a ver.
Cómo se construye el agent en Agent Studio
Los tipos de documento viven en los prompt skills, con lo que distingue a cada uno en tu organización, incluidos los casos locales que se pierde una definición general.
Un segundo prompt skill sostiene la estructura de archivo como reglas, con atributos que determinan el destino, para que un documento se coloque por política, no por semejanza con otros documentos.
El system prompt exige un nivel de confianza y los atributos usados en cada clasificación, y envía cualquier cosa por debajo de tu umbral a revisión, no a una carpeta.
Prohíbe un destino por defecto. Un documento que no se puede clasificar va a una persona, porque una carpeta por defecto es donde los documentos van a desaparecer.
Un nodo Document Upload o un nodo Email toma el documento, y un nodo PDF4me lo extrae antes de que el nodo Agent Chat lo lea.
Los atributos extraídos se comprueban contra tus registros con un nodo HTTP Request, para que un nombre de proveedor que no coincide con nadie con quien comercian se vuelva una marca, no una carpeta nueva.
Google Drive o S3 recibe el documento archivado. Airtable registra qué se archivó, dónde y por qué. Un nodo Human in the Loop cubre todo lo que está por debajo del umbral.
De qué está hecho este agent
- Prompt skills: lo que distingue cada tipo de documento en tu organización.
- Prompt skills: la estructura de archivo como reglas, no como ejemplos.
- System prompt: confianza y los atributos usados en cada clasificación.
- System prompt: sin destino por defecto. Lo que no se puede clasificar va a una persona.
- Document Upload (Data) con PDF4me (Data): admisión y extracción antes de leer.
- Google Drive (Storage) con Airtable (Integration): el documento archivado, y el registro de por qué.
- Cuando un ActionFlow basta: Si archivas por remitente y tipo de archivo, construye el flujo de trabajo. Cubre los documentos que llegan de forma predecible.
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