Bestätigung betrifft Fassungen, nicht Namen
Richtlinienverteilung gilt meist als erledigt, sobald die Richtlinie gesendet wurde. Der Versand hinterlässt keinen Beleg, ob jemand sie gelesen hat oder welche Fassung gesehen wurde. Das Problem erscheint erst, wenn ein Streit entsteht.
Die Fassung wird oft ignoriert. Eine Bestätigung, erfasst gegen eine Richtlinie, die danach zweimal geändert wurde, hat keinen Wert. Der Datensatz zählt nur, wenn er nennt, was bestätigt wurde.
Nachfassen ist der schwere Teil, weil der Kreis der Menschen, die nicht bestätigt haben, sich ständig ändert. Bestätigungsquoten steigen nicht, wenn jede Woche eine Erinnerung an alle gehen muss.
Ein einmaliger Batch scheitert, wenn neue Mitarbeitende dazukommen oder Menschen zurückkehren. Wurde die Richtlinie im März eingeführt, muss jemand, der im Juni startet, sie trotzdem erhalten. Eine einmalige Nachricht deckt das nicht.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Richtlinien sitzen in einem Notion-Knoten mit einem ausdrücklichen Versionsfeld. Ein Start-Knoten stützt die Verteilung auf eine konkrete Fassung statt auf ein Dokument.
Ein Airtable- oder PostgreSQL-Knoten speichert die Beschäftigtenliste und die Bestätigungsdatensätze, geschlüsselt auf Person und Richtlinienfassung.
Ein Filter-Knoten baut den Kreis der Menschen, die diese Fassung nicht bestätigt haben, damit jede Erinnerung nur an Menschen geht, die sie noch brauchen.
Ein Generate Text-Knoten enthält eine Zusammenfassung der Änderungen. Ohne diese Zusammenfassung würde die Richtlinie bestätigt, ohne gelesen zu werden.
Ein Resend- oder Email-Knoten sendet die Bestätigungsanfrage mit einem Link. Ein Webhook-Trigger schreibt die Bestätigung dann zurück in die Datensatztabelle.
Ein Start Scheduled-Knoten prüft wöchentlich, erinnert nur den offenen Kreis und gibt die Sache nach dem von Ihnen gesetzten Intervall an Führungskräfte weiter.
Ein zweiter Flow mit Start Scheduled holt neue Mitarbeitende, indem er die Beschäftigtenliste mit den Bestätigungsdatensätzen jeder aktiven Richtlinienfassung vergleicht. Das hält den Datensatz über die Zeit vollständig.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Notion (Integration): hält Richtlinien mit einem ausdrücklichen Versionsfeld.
- Airtable (Integration): hält Bestätigungsdatensätze, geschlüsselt auf Person und Fassung zusammen.
- Filter (Data): reduziert jeden Versand auf die, die diese Fassung nicht bestätigt haben.
- Generate Text (AI Core): schreibt die Anfrage mit einer klaren Zusammenfassung dessen, was sich geändert hat.
- Resend (Communication): sendet die Anfrage. Email und SMTP passen in denselben Slot.
- Webhook (Trigger): erfasst die Bestätigung, wenn der Link genutzt wird.
- Start Scheduled: erinnert den offenen Kreis und fängt getrennt neue Mitarbeitende.
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