Un rappel qui ne collecte rien n'est qu'un demi-rappel
Les rappels ne changent pas le nombre de personnes qui ne se présentent pas. Un rappel qui collecte aussi une confirmation fait plus : il transforme une hypothèse en information. S'il n'y a aucune réponse, le rendez-vous n'est encore qu'une conjecture.
Un seul rappel ne suffit pas. Quatre, c'est du harcèlement. Les paliers comptent, comme le but de chacun. Le rappel tôt permet à une personne de reprogrammer. Le rappel le jour même l'empêche seulement d'oublier.
Le résultat le plus précieux est la liste des non confirmés. Vous pouvez passer trois appels le matin parce que vous savez quels trois rendez-vous n'ont eu aucune réponse. La liste n'existe que parce que les réponses sont suivies.
Le canal n'est pas un détail ici. Si un rappel apparaît là où la personne ne regarde pas, c'est un rappel qui n'a jamais été envoyé. Le bon canal varie selon l'audience, pas selon la préférence de l'expéditeur.
Comment l'ActionFlow s'exécute sur le canevas
Les enregistrements de rendez-vous sont stockés dans un nœud Google Sheets, Airtable ou PostgreSQL, ou dans un calendrier qu'un nœud HTTP Request lit. Un nœud Start Scheduled les lit chaque jour.
Le nœud Date calcule la distance à chaque rendez-vous. Le nœud Filter ne garde que ceux qui franchissent un palier de rappel.
Un nœud Switch sélectionne le palier, et le palier détermine à la fois le message et le canal. Le rappel tôt peut partir en e-mail avec Resend. Le rappel le jour même part en général en SMS via Twilio, ou en message WhatsApp.
Le nœud Generate Text crée le message avec les détails du rendez-vous, ou un modèle est utilisé lorsque le contenu reste inchangé et que la génération est inutile.
Les réponses arrivent par un déclencheur Webhook. Le nœud Text Classifier traite la réponse comme une confirmation, une annulation ou une demande de report. Le nœud HTTP Request écrit cet état en retour sur l'enregistrement.
Chaque matin, un second flux Start Scheduled lit l'ensemble non confirmé et le publie dans Slack pour le propriétaire. La liste est la sortie finale. Les rappels sont ce qui produit cette sortie.
Le nœud Wait espace les envois pour qu'une journée entière de rappels ne parte pas d'un coup.
Nœuds utilisés par cet ActionFlow
- Start Scheduled : lit les enregistrements de rendez-vous chaque jour et produit la liste du matin des non confirmés.
- Google (Integration) : lit le calendrier. Google Sheets, Airtable et PostgreSQL occupent le même emplacement.
- Date (Util) : calcule la distance au rendez-vous pour l'étagement.
- Switch (Control) : sélectionne le palier, qui pose à la fois le message et le canal.
- Twilio (Integration) : envoie le SMS le jour même. Resend et WhatsApp couvrent les autres paliers.
- Text Classifier (AI Custom) : lit les réponses comme confirmer, annuler ou reporter.
- Wait (Control) : rythme les envois plutôt que de relâcher une journée entière d'un coup.
- Slack (Communication) : livre la liste des non confirmés au propriétaire chaque matin.
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