Personne n'ouvre le contrat lorsque la facture a l'air à peu près juste
Les factures fournisseurs s'approuvent d'après ce qu'on attendait, pas d'après les clauses. Le montant est familier, le libellé correspond, et le contrat reste dans le dossier où il est allé après la signature.
Ce processus laisse de petits écarts se poursuivre indéfiniment. Une revalorisation appliquée un trimestre trop tôt, un tarif qui ne correspond plus au palier convenu, une charge pour quelque chose déjà inclus dans le contrat : chacun de ces cas reste sous le niveau où quelqu'un irait chercher.
Il faut lire les deux documents ensemble pour les trouver, et c'est exactement le genre de tâche pour laquelle personne n'a le temps, sur une facture courante.
Le constat n'est utile que s'il cite la clause. Une question fournisseur qui dit que le montant semble élevé ne sert à rien. Une question qui nomme la clause de prix et le tarif convenu obtient une réponse.
Comment l'agent est construit dans Agent Studio
Le contrat doit être joignable. Un nœud Notion ou S3 stocke les contrats indexés par fournisseur. Le flux récupère le bon contrat avant que l'agent n'agisse.
Le system prompt exige une citation de clause pour chaque écart. Il exige aussi que l'agent dise quand le contrat ne prévoit pas du tout la charge, parce que ce n'est pas le même résultat qu'un manquement et qu'il faut le traiter comme tel.
Les prompt skills portent vos conditions commerciales standard, pour que les clauses hors standard reçoivent une lecture plus serrée.
Le flux assemble les deux côtés. Le flux d'extraction de facture fournit la facture analysée. Un nœud PDF4me extrait le contrat. Agent Chat reçoit les deux.
Les factures partent quand même à l'approbation. Les écarts partent à la comptabilité fournisseurs par Slack, avec la clause, la position du contrat et la position de la facture côte à côte.
Un nœud Resend peut rédiger une question fournisseur à partir de la comparaison et la retenir pour approbation.
L'agent ne retient jamais un paiement et ne le refuse jamais. Il fournit les preuves. Une personne prend la décision commerciale sur la façon de traiter un écart.
De quoi cet agent est constitué
- Notion (Integration) : conserve les contrats indexés par fournisseur, pour récupérer d'abord le bon. S3 occupe le même emplacement.
- System prompt : cite la clause pour chaque écart et distingue les charges non prévues des manquements.
- Prompt skills : portent vos conditions commerciales standard, pour que les clauses hors standard soient lues de plus près.
- PDF4me (Data) : extrait le contrat pour la comparaison.
- Agent Chat (Util) : reçoit la facture analysée et le contrat extrait.
- Slack (Communication) : porte la clause, la position du contrat et la position de la facture côte à côte.
- Quand un ActionFlow suffit : Si comparer le total de la facture à un montant fixe convenu suffit, c'est le flux de travail. Pour les contrats au forfait, c'est tout le contrôle.
Questions fréquentes
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