Des montants identiques chez le même fournisseur ne sont en général pas un doublon
Apparier les factures par montant et nom de fournisseur produit un très grand nombre de faux positifs. Si un fournisseur facture le même forfait chaque mois, vous obtenez 12 lignes identiques par an, et aucune n'est un doublon.
Les vrais doublons ne se ressemblent pas non plus. Si la même facture est payée deux fois, elle a en général un numéro de référence différent, un montant légèrement modifié après un avoir, ou une date différente, parce que le second paiement est passé par un autre canal.
Cette absence de symétrie explique l'échec des règles. Elles signalent les sosies et manquent le cas réel.
Les faux négatifs coûtent plus cher lorsqu'il faut récupérer vite. Si vous voyez le doublon dans le mois, la récupération est un appel. Si vous ne le trouvez qu'en fin d'année, il faut négocier avec un fournisseur qui a déjà reçu l'argent.
Comment l'agent est construit dans Agent Studio
Le system prompt définit quand deux paiements sont la même facture. Cette définition va au-delà du montant et de la date. Elle couvre aussi la similarité des références, le recoupement des libellés, l'écart de temps entre les paiements, et le fait que le fournisseur facture selon un cycle régulier.
Les prompt skills portent la façon dont vos fournisseurs facturent : forfaits mensuels ou factures de projet. Cette connaissance élimine la plus grande catégorie de faux positifs, sans aucun jugement.
Un flux Start Scheduled lance le contrôle. Un nœud PostgreSQL lit l'historique des paiements. Un second nœud place les candidats côte à côte. Un nœud Filter ne garde que les paires qui valent d'être regardées, pour que l'agent n'ait pas à parcourir tout le grand livre.
Agent Chat reçoit les paires candidates. Pour chaque paire, il renvoie un verdict, les motifs, et un score de confiance.
Les doublons probables partent à la comptabilité fournisseurs, avec les deux écritures de paiement côte à côte. Le flux ne contre-passe, ne bloque ni ne récupère rien. La récupération est une conversation avec le fournisseur et une décision de paiement. Une personne prend les deux.
Les cas confirmés alimentent la bibliothèque de schémas dans Google Sheets.
De quoi cet agent est constitué
- System prompt : définit ce qui fait de deux paiements la même facture, au-delà du montant et de la date.
- Prompt skills : portent les schémas de facturation des fournisseurs, qui éliminent la plus grande catégorie de faux positifs.
- PostgreSQL (Data) : lit l'historique des paiements. Sort et Filter le réduisent aux vrais candidats.
- Agent Chat (Util) : reçoit des paires candidates, pas tout le grand livre.
- Slack (Communication) : porte les doublons probables, avec les deux écritures côte à côte.
- Limite : n'autorise ni contre-passation, ni blocage, ni récupération. La récupération est une décision humaine.
- Quand un ActionFlow suffit : Si l'appariement sur le numéro de facture est exact, cette détection est un flux de travail et repère les cas les plus simples pour rien.
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