L'imputation est souvent évidente, et le reste est un jugement que personne n'a consigné
L'imputation des factures paraît répétitive au premier abord, puis cela change. 80 % des factures vont au compte évident. Les autres soulèvent de vraies questions : s'agit-il d'un abonnement ou d'une prestation personnelle, et un outil partagé appartient-il au service qui l'a acheté ou à celui qui l'utilise.
La personne qui impute d'habitude garde ces décisions en tête. Elles sont cohérentes, mais personne ne les a écrites. Vous ne pouvez pas transmettre la tâche à une nouvelle personne ou à un jeu de règles sans accroc.
L'agent doit connaître le schéma et détecter quand une facture ne le suit pas. Un nouveau fournisseur, un montant nettement hors de la fourchette habituelle de ce fournisseur, ou une description qui correspond à deux comptes : chacun de ces cas justifie une question plutôt qu'une imputation.
Une mauvaise imputation a un coût précis. Elle ne devient visible que lorsque le rapport cloche à la fin du trimestre. La corriger alors coûte plus cher que la question initiale.
Comment l'agent est construit dans Agent Studio
Les prompt skills portent les règles d'imputation : votre plan comptable, vos centres de coûts, et les conventions que personne n'a consignées. Ces conventions indiquent quel fournisseur va où, et comment les coûts partagés se répartissent.
Le system prompt dit à l'agent quand poser une question plutôt qu'imputer. Il demande lorsque le fournisseur est nouveau, lorsque le montant sort de la fourchette habituelle de ce fournisseur, lorsque la description correspond à plus d'un compte, ou lorsque la valeur dépasse le seuil que vous avez fixé.
Le flux d'extraction de facture envoie sa sortie structurée au nœud Agent Chat. L'agent raisonne alors sur la facture analysée, pas sur le PDF.
Un nœud PostgreSQL fournit l'historique d'imputation du fournisseur. Cet historique est le signal le plus solide disponible. Une table de règles ne peut pas s'en servir.
Les factures imputées retournent au grand livre par un nœud HTTP Request. Les questions partent au responsable finance par Slack, avec les deux comptes possibles et la raison de l'ambiguïté.
Google Sheets consigne chaque décision d'imputation et sa justification. La revue mensuelle des corrections est la façon dont les conventions informelles deviennent des règles écrites. Ce processus vaut plus que le temps gagné.
De quoi cet agent est constitué
- Prompt skills : portent le plan comptable, les centres de coûts, et les conventions que personne n'avait consignées.
- System prompt : énonce les conditions qui exigent une question plutôt qu'une décision d'imputation.
- PostgreSQL (Data) : fournit l'historique d'imputation du fournisseur, le signal le plus solide disponible.
- Agent Chat (Util) : reçoit la facture analysée depuis le flux d'extraction.
- Slack (Communication) : porte les factures ambiguës, avec les deux comptes candidats et la raison.
- Google Sheets (Integration) : consigne les décisions et les corrections, ce qui documente les conventions.
- Quand un ActionFlow suffit : Si la correspondance fournisseur-compte est fixe et complète, un flux de travail de consultation les impute sans aucune ambiguïté.
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