La liste de relance est le produit, et on la construit trop tard
Les dates de dépôt avaient un écart connu des semaines plus tôt. Le certificat manquant, le numéro d'immatriculation du fournisseur et le justificatif de l'achat isolé important étaient tous de petits travaux devenus soudain urgents.
Pour savoir ce qui manque, il faut les exigences. Elles diffèrent selon la juridiction, l'entité et le type d'opération. Cette connaissance reste chez l'expert-comptable et s'applique jusqu'à l'échéance.
L'étape suivante est de déterminer qui contacter. Si une pièce fournisseur manque, vous relancez le fournisseur. Si une validation interne manque, vous demandez à un collègue. Envoyer les deux demandes à la même personne fait perdre une semaine.
La valeur est dans l'avance. Une liste de relance huit semaines à l'avance, c'est un ensemble d'e-mails simples. Une liste de relance huit jours à l'avance exige une escalade.
Comment l'agent est construit dans Agent Studio
Les prompt skills portent les calendriers de dépôt et les listes d'exigences. Le responsable du dépôt les tient à jour : ce que chaque dépôt exige par entité et juridiction, et avec combien de mois d'avance chaque pièce doit être prête.
Le system prompt limite l'agent à la complétude des pièces : ce qui est présent et ce qui ne l'est pas. Il ne commente jamais le traitement, la position ou la dette. Cette limite est dans le prompt.
Un flux Start Scheduled lance le contrôle bien avant chaque échéance. Un nœud S3 ou Dropbox lit les documents stockés. Un nœud PostgreSQL fournit les opérations dans le périmètre. Agent Chat détermine ce qui manque.
L'agent renvoie la liste des écarts, avec un responsable et une demande suggérée pour chaque élément.
Slack gère les relances internes. Un nœud Resend prépare les demandes externes et les retient pour approbation avant qu'elles partent aux fournisseurs.
Google Sheets consigne ce qui a été demandé et ce qui est réellement arrivé, pour que la seconde relance sache ce que demandait la première.
Si l'agent ne peut pas classer un élément, il va à l'expert-comptable plutôt que d'être deviné. Cette liste est en général courte et mérite vraiment leur attention.
De quoi cet agent est constitué
- Prompt skills : portent les calendriers de dépôt et les listes d'exigences par entité, tenus par le responsable du dépôt.
- System prompt : limité à la seule complétude des pièces. Ne commente jamais le traitement, la position ou la dette.
- S3 (Storage) : stocke les documents. Dropbox occupe le même emplacement.
- PostgreSQL (Data) : fournit les opérations dans le périmètre de chaque dépôt.
- Agent Chat (Util) : renvoie la liste des écarts, avec un responsable et une demande suggérée pour chaque élément.
- Resend (Communication) : prépare les demandes externes et les retient pour approbation avant envoi.
- Quand un ActionFlow suffit : Si une checklist avec échéances et rappels suffit, c'est un flux de travail et il apporte l'essentiel du bénéfice d'avance.
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