Les écarts tombent dans quatre sortes, et chacune demande une réponse différente
Les relevés fournisseurs arrivent une fois par mois. Une personne les réconcilie avec deux fenêtres ouvertes et un surligneur. Le travail est de routine. Le résultat est en général un chiffre plutôt qu'une explication.
Une seule catégorie ne couvre pas la situation. Si une facture est sur leur relevé mais pas dans votre grand livre, c'est un document manquant. Si une facture est dans votre grand livre mais pas sur leur relevé, ils n'ont en général pas traité un avoir. Si les factures correspondent mais que les montants diffèrent, c'est un litige. Un écart de calendrier signifie qu'aucune des parties n'a tort.
Seul ce groupement rend la réconciliation actionnable, parce que chaque groupe va à une destination différente : le fournisseur, votre propre comptabilité fournisseurs, ou personne.
Les formats de relevé ne correspondent jamais à votre export de grand livre. Ce décalage est la raison pour laquelle le travail est resté manuel.
Comment l'ActionFlow s'exécute sur le canevas
Les deux côtés se lisent séparément. Un nœud Document Upload capture le relevé fournisseur. Un nœud PDF4me l'extrait. Un nœud Generate Object le renvoie comme liste structurée de lignes.
Un nœud PostgreSQL ou Google Sheets lit votre grand livre pour ce fournisseur et cette période, déjà au bon format.
Un nœud Date aligne d'abord les périodes. Si un relevé est coupé un autre jour que la fin de votre période, les écarts qui en résultent ne sont pas vraiment des écarts.
Si un numéro de facture est disponible, un nœud Filter apparie dessus. Si le numéro de facture manque ou est dans un autre format, il apparie sur le montant et la date en second passage.
Un nœud Math calcule l'écart pour les paires appariées, avec une tolérance d'arrondi.
Un nœud Generate Object sépare les lignes non appariées ou différentes en quatre catégories et les renvoie comme tableaux distincts. Cette séparation est le résultat.
Un nœud Create Excel produit le fichier. Un nœud Slack envoie les décomptes de synthèse. Un nœud Email ou Resend prépare une question fournisseur qui n'inclut que les lignes qui sont les leurs à traiter. La question est retenue pour approbation avant envoi.
Nœuds utilisés par cet ActionFlow
- Document Upload (Data) plus PDF4me (Data) : prennent le relevé et l'extraient.
- Generate Object (AI Core) : renvoie le relevé comme liste structurée de lignes.
- PostgreSQL (Data) : lit votre grand livre pour ce fournisseur et cette période.
- Date (Util) : aligne les périodes avant toute comparaison.
- Filter (Data) : apparie sur le numéro de facture, puis sur le montant et la date en second passage.
- Math (Util) : calcule les écarts avec une tolérance d'arrondi.
- Create Excel (Data) : produit la réconciliation comme fichier partageable.
- Email (Human in the Loop) : prépare la question fournisseur et la retient pour approbation avant envoi.
Questions fréquentes
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