On rate les dépôts sur les pièces, pas sur les dates
Les dates de dépôt des sociétés sont connues et consignées. Ce qui n'est pas consigné, c'est si les pièces nécessaires seront disponibles au bon moment : la résolution signée, les comptes approuvés, et la confirmation des informations immatriculées.
Cela devient une matrice plutôt qu'une checklist, à cause de plusieurs juridictions, de dates de clôture différentes, d'exigences variées, et de nombreux délais qu'une seule personne ne peut pas garder en tête.
Les événements les plus souvent oubliés sont les événements de changement. Un dépôt qui résulte de la nomination d'un dirigeant ou d'un changement d'adresse immatriculée a un délai qui commence quand l'événement survient, et l'événement est en général enregistré ailleurs que là où le dépôt se suit.
L'agent suit la complétude et prépare. Ce que chaque juridiction exige, et si un dépôt y satisfait, appartient à votre secrétaire de société ou à votre conseiller juridique. C'est pourquoi le prompt empêche l'agent d'aborder ces questions.
Comment l'agent est construit dans Agent Studio
Les prompt skills incluent le calendrier de dépôt de chaque entité, les pièces exigées pour chaque dépôt, et les personnes qui les fournissent. La personne qui porte les dépôts tient ces éléments, pas l'agent.
Le system prompt porte sur la complétude et le calendrier. Il indique ce qui est dû, ce qui manque, et qui en est responsable. Il ne précise pas ce qu'une juridiction exige, ni si un dépôt est adéquat.
Les délais d'avance appartiennent à la même configuration, parce qu'un document qui demande une approbation du conseil n'a pas le même calendrier qu'un document qui demande une signature.
Un flux planifié commence le travail bien à l'avance. Un nœud Airtable récupère les dossiers d'entité. Un nœud lit les documents stockés dans un bucket S3 ou Dropbox. Un nœud PostgreSQL fournit les événements de changement qui déclenchent les dépôts liés à un événement.
Pour chaque dépôt à venir, Agent Chat renvoie ce qui est actuellement disponible, ce qui manque, qui détient chaque élément manquant, et combien de marge il reste.
Slack relance les détenteurs et atteint le responsable du dépôt à mesure que la marge se réduit. Notion tient la vue sur toutes les entités, parce que c'est la vue que personne n'a aujourd'hui.
Si l'agent ne peut pas classer quelque chose, cela passe au secrétaire de société et n'est pas traité comme complet.
De quoi cet agent est constitué
- Prompt skills : portent le calendrier de dépôt par entité, avec les pièces exigées, les détenteurs et les délais d'avance.
- System prompt : porte uniquement sur la complétude et le calendrier. N'énonce jamais ce qu'une juridiction exige, ni si un dépôt est adéquat.
- Airtable (Integration) : fournit les dossiers d'entité. S3 et Dropbox conservent les documents.
- PostgreSQL (Data) : fournit les événements de changement qui déclenchent les dépôts liés à un événement.
- Agent Chat (Util) : renvoie le présent, le manquant, le détenteur et la marge restante par dépôt.
- Slack (Communication) : relance les détenteurs tôt et fait monter le sujet à mesure que la marge se réduit.
- Quand un ActionFlow suffit : Si vous avez besoin d'un calendrier d'échéances avec rappels, c'est un flux de travail. Pour une seule entité, cela suffit à lui seul.
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