La suppression est la seule étape qui ne se défait pas
Les calendriers de conservation existent mais s'appliquent rarement, parce que les données continuent de s'accumuler au-delà de leur période. Pour supprimer, il faut être certain. Cette certitude demande des contrôles fastidieux.
La conservation judiciaire est ce qui compte le plus. Tout dossier dans le périmètre d'une conservation judiciaire doit rester au-delà de sa période de conservation. En supprimer un est un problème sérieux, même si le calendrier était correct.
La durée de conservation varie aussi selon le type de dossier plutôt que par fichier. Des périodes de conservation différentes peuvent s'appliquer au même type de document selon la juridiction, le contrat ou la catégorie. Une règle globale unique ne convient pas à la plupart des portefeuilles.
Parce que la suppression ne se défait pas, le flux produit une liste et n'agit pas dessus. L'approbation et la suppression restent chez les personnes, et un enregistrement des éléments approuvés fait partie du processus, pas une fonctionnalité en plus.
Comment l'ActionFlow s'exécute sur le canevas
Le calendrier de conservation est stocké dans un nœud Airtable qui précise le type de dossier, la période, la date de départ de la période, et la juridiction ou la catégorie à laquelle elle s'applique.
Un nœud Start Scheduled lance la revue. Un nœud PostgreSQL et un nœud S3 ou Dropbox énumèrent les dossiers avec leurs dates de création ou de déclenchement.
Un nœud Date calcule le temps écoulé à partir de la ligne de calendrier associée à chaque dossier, plutôt qu'à partir d'une règle unique.
Un nœud Filter produit l'ensemble candidat. L'étape importante est ensuite un second nœud Filter qui retire tous les éléments dans le périmètre d'une conservation judiciaire active. Ces conservations se lisent depuis un nœud Airtable qui conserve le registre des conservations judiciaires.
Le nœud Validate confirme que le registre des conservations judiciaires a été lu et est à jour. Ce contrôle est là pour empêcher une exécution de conservation qui avance sans contrôler les conservations judiciaires.
Le nœud Generate Object groupe les candidats par type de dossier, avec des décomptes et une ligne de calendrier pour chaque groupe, pour que l'approbateur voie des catégories plutôt qu'une liste de milliers.
Un nœud Create Excel produit la liste d'approbation. Un nœud Notion la conserve. Un nœud Slack l'envoie au responsable des dossiers.
Une personne supprime dans le système source après approbation.
Nœuds utilisés par cet ActionFlow
- Airtable (Integration) : conserve le calendrier de conservation et, à part, le registre des conservations judiciaires.
- Start Scheduled : lance la revue selon votre cycle.
- PostgreSQL (Data) : énumère les dossiers avec dates de déclenchement. S3 et Dropbox couvrent les fichiers stockés.
- Date (Util) : calcule le temps écoulé au regard de la propre ligne de calendrier de chaque dossier.
- Filter (Data) : produit les candidats, puis retire tout ce qui est dans le périmètre d'une conservation judiciaire active.
- Validate (Data) : confirme que le registre des conservations judiciaires a été lu et est à jour avant que rien n'avance.
- Create Excel (Data) : produit la liste d'approbation groupée par type de dossier.
- Slack (Human in the Loop) : l'envoie au responsable des dossiers. Une personne exécute la suppression.
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