La date qui compte est l'échéance de préavis, pas la date de fin
Les dates de contrat se tiennent contre la date de fin, qui est la mauvaise date. La décision doit se prendre avant que le délai de préavis commence. Un rappel à la date d'expiration est la preuve que le choix a déjà été fait pour vous.
Le renouvellement automatique est le mécanisme qui fait échouer cela. C'est une clause qui prolonge l'accord d'une année de plus sauf préavis. C'est en général la disposition la plus coûteuse de ces accords, et la moins susceptible d'être remarquée.
La durée du délai de préavis dépend du contrat et peut même varier selon la clause. Une règle de rappel globale unique serait fausse pour la plupart du portefeuille.
Un rappel n'a de sens qu'avec un accusé. Sans accusé, le cycle continue, le système finit par l'ignorer, et l'échéance importante passe avec le reste.
Comment l'ActionFlow s'exécute sur le canevas
La source est le tableau de clauses de votre processus d'extraction. Chaque ligne porte une date de fin, un délai de préavis, un mécanisme de renouvellement et un responsable, dans un nœud Airtable ou PostgreSQL.
Un nœud Start Scheduled le lit chaque jour. Un nœud Date calcule l'échéance de préavis à partir de la date de fin et du délai de préavis, par contrat. Ce champ calculé est celui sur lequel tout le reste travaille.
Un nœud Filter garde les contrats dont l'échéance de préavis tombe dans votre période d'alerte. Un second nœud Filter sépare ensuite ceux à renouvellement automatique dans un groupe à part, parce que les manquer coûte plus cher.
Un nœud If contrôle le statut d'accusé de la ligne. Si un contrat a été accusé, les rappels s'arrêtent.
Le nœud Slack dit au responsable l'échéance de préavis, la procédure de renouvellement et le texte de la clause. Le nœud Wait retient le contrôle. L'escalade va d'abord au responsable juridique, puis au responsable commercial.
Lorsque quelqu'un répond, le nœud HTTP Request écrit un accusé sur la ligne.
Un flux Start Scheduled mensuel produit une vue prospective de chaque échéance des deux prochains trimestres, ce qui transforme cela d'un système d'alerte en un système de planification.
Nœuds utilisés par cet ActionFlow
- Airtable (Integration) : conserve la date de fin, le délai de préavis, le mécanisme de renouvellement et le responsable. PostgreSQL occupe le même emplacement.
- Start Scheduled : lit le portefeuille chaque jour et produit la vue prospective trimestrielle.
- Date (Util) : calcule l'échéance de préavis par contrat, qui est le champ qui compte.
- Filter (Data) : sélectionne la fenêtre d'alerte et sépare les renouvellements automatiques pour un délai d'avance plus long.
- If (Control) : arrête les rappels une fois qu'un contrat est accusé.
- Wait (Control) : retient entre les niveaux d'escalade.
- Slack (Communication) : prévient le responsable, puis le responsable juridique, puis le responsable commercial.
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