Un document classé au mauvais endroit est perdu, pas mal rangé
Classer par nom de fichier et expéditeur fonctionne jusqu'à ce que la facture arrive comme un document numérisé nommé document.pdf depuis une adresse partagée. La règle échoue alors en silence. Le document atterrit dans un dossier par défaut, et on le retrouve des mois plus tard lorsque quelqu'un le cherche.
Lire le document résout l'essentiel : une facture s'annonce, un contrat s'annonce, un bon de livraison s'annonce. La lecture fait aussi apparaître l'entité, la période et la référence sur lesquelles votre structure de classement s'appuie réellement.
Les cas difficiles sont vraiment difficiles. Un document qui est à la fois un avenant de contrat et une confirmation d'achat appartient à deux endroits, ou à un seul, selon le fonctionnement de votre organisation, plutôt que selon le document lui-même.
L'agent classe ce qui est clair, l'achemine, et met les cas ambigus devant une personne plutôt que de s'engager dans une conjecture que personne ne verra jamais.
Comment l'agent est construit dans Agent Studio
Les types de documents vivent dans les prompt skills, avec ce qui distingue chacun dans votre organisation, y compris les cas locaux qu'une définition générale manque.
Un second prompt skill porte la structure de classement comme règles, les attributs déterminant la destination, pour qu'un document soit placé par politique plutôt que par ressemblance avec d'autres documents.
Le prompt système exige un niveau de confiance et les attributs utilisés pour chaque classification, et envoie tout ce qui est sous votre seuil à la revue plutôt que dans un dossier.
Il interdit une destination par défaut. Un document qui ne peut pas être classé va à une personne, parce qu'un dossier par défaut est l'endroit où les documents disparaissent.
Un nœud Document Upload ou un nœud Email prend le document, et un nœud PDF4me l'extrait avant que le nœud Agent Chat ne le lise.
Les attributs extraits sont vérifiés contre vos dossiers via un nœud HTTP Request, pour qu'un nom de fournisseur qui ne correspond à rien avec quoi vous commercez devienne un signalement plutôt qu'un nouveau dossier.
Google Drive ou S3 reçoit le document classé. Airtable consigne ce qui a été classé, où, et pourquoi. Un nœud Human in the Loop traite tout ce qui est sous le seuil.
De quoi cet agent est constitué
- Prompt skills : ce qui distingue chaque type de document dans votre organisation.
- Prompt skills : la structure de classement comme règles, pas comme exemples.
- System prompt : confiance et attributs utilisés pour chaque classification.
- System prompt : pas de destination par défaut. Ce qui est inclassable va à une personne.
- Document Upload (Data) avec PDF4me (Data) : admission et extraction avant lecture.
- Google Drive (Storage) avec Airtable (Integration) : le document classé, et l'enregistrement du pourquoi.
- Quand un ActionFlow suffit : Si vous classez par expéditeur et type de fichier, construisez le flux de travail. Il gère les documents qui arrivent de façon prévisible.
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