Nadie abre el contrato cuando la factura se ve más o menos bien
Las facturas de proveedores se aprueban contra lo que se esperaba, no contra los términos. El monto se ve familiar, la descripción coincide, y el contrato se queda en el archivo donde quedó después de firmar.
Ese proceso deja que las desviaciones pequeñas continúen de forma indefinida. Un incremento aplicado un trimestre antes, una tarifa que ya no coincide con el nivel acordado, un cargo por algo que ya estaba incluido en el contrato: cada uno de estos queda por debajo del nivel en el que alguien investigaría.
Hay que leer ambos documentos juntos para encontrarlos, y exactamente ese tipo de tarea es el que nadie tiene tiempo de hacer para una factura regular.
El hallazgo solo sirve cuando cita la cláusula. Una consulta al proveedor que dice que el monto parece alto no sirve. Una consulta que nombra la cláusula de precios y la tarifa acordada obtiene respuesta.
Cómo se construye el agent en Agent Studio
El contrato tiene que estar al alcance. Un nodo Notion o S3 guarda los contratos indexados por proveedor. El flujo recupera el contrato correcto antes de que el agent actúe.
El system prompt exige una cita de cláusula para cada discrepancia. También exige que el agent declare cuándo el contrato no incluye el cargo en absoluto, porque ese es un resultado distinto de un incumplimiento y hay que tratarlo como tal.
Los prompt skills guardan tus términos comerciales estándar, para que las cláusulas no estándar reciban una lectura más cercana.
El flujo arma ambos lados. El flujo de extracción de la factura aporta la factura analizada. Un nodo PDF4me extrae el contrato. Agent Chat recibe ambos.
Las facturas igual van a aprobación. Las discrepancias van a cuentas por pagar por Slack, con la cláusula, la posición del contrato y la posición de la factura lado a lado.
Un nodo Resend puede redactar una consulta al proveedor a partir de la comparación y retenerla para aprobación.
El agent nunca retiene ni rechaza el pago. Aporta la evidencia. Una persona toma la decisión comercial de cómo atender una discrepancia.
De qué está hecho este agent
- Notion (Integration): guarda los contratos indexados por proveedor, para recuperar primero el correcto. S3 ocupa el mismo lugar.
- System prompt: cita la cláusula de cada discrepancia y distingue cargos no cubiertos de incumplimientos.
- Prompt skills: guardan tus términos comerciales estándar, para que las cláusulas no estándar reciban una lectura más cercana.
- PDF4me (Data): extrae el contrato para la comparación.
- Agent Chat (Util): recibe la factura analizada y el contrato extraído.
- Slack (Communication): lleva la cláusula, la posición del contrato y la posición de la factura lado a lado.
- Cuando un ActionFlow basta: Si basta contrastar el total de la factura con un monto fijo y acordado, ese es el flujo de trabajo. En contratos de tarifa plana, esa es toda la revisión.
Preguntas frecuentes
Empieza a crear flujos de IA
Crea una cuenta gratuita, abre una plantilla o un lienzo en blanco y ejecuta tu primer ActionFlow.
Boletín
Recibe actualizaciones del producto
Nodos nuevos, agents y notas de producto. Solo enviamos correo cuando merece la pena abrirlo.