La lista de seguimiento es el producto, y se arma demasiado tarde
Las fechas de presentación tenían un hueco conocido semanas antes. El certificado que faltaba, el número de registro del proveedor y el recibo de la única compra grande eran todos trabajos pequeños que de pronto se volvieron urgentes.
Para saber qué falta, necesitas los requisitos. Esos cambian por jurisdicción, por entidad y por tipo de transacción. Ese conocimiento se queda con el contador y se aplica justo hasta la fecha límite.
El siguiente paso es saber a quién contactar. Si falta un documento del proveedor, haces el seguimiento con el proveedor. Si falta una aprobación interna, se lo pides a un colega. Enviar ambas solicitudes a la misma persona pierde una semana.
El valor está en el tiempo de anticipación. Una lista de seguimiento ocho semanas antes es un conjunto de correos simples. Una lista ocho días antes exige escalar.
Cómo se construye el agent en Agent Studio
Los prompt skills guardan los calendarios de presentación y las listas de requisitos. Quien posee las presentaciones las mantiene: qué exige cada presentación por entidad y jurisdicción, y con cuántos meses de anticipación debería estar listo cada documento.
El system prompt limita al agent a la integridad documental: qué está presente y qué no. Nunca comenta tratamiento, posición ni pasivo. Ese límite está en el prompt.
Un flujo Start Scheduled ejecuta la revisión con bastante anticipación a cada fecha límite. Un nodo S3 o Dropbox lee los documentos almacenados. Un nodo PostgreSQL aporta las transacciones en alcance. Agent Chat determina qué falta.
El agent devuelve la lista de huecos con una parte responsable y una solicitud sugerida para cada ítem.
Slack maneja los seguimientos internos. Un nodo Resend prepara las solicitudes externas y las retiene para aprobación antes de que vayan a los proveedores.
Google Sheets registra qué se pidió y qué llegó de hecho, para que el segundo recordatorio sepa qué pidió el primero.
Si el agent no puede clasificar un ítem, va al contador en lugar de adivinarse. Esa lista suele ser corta y de verdad merece su atención.
De qué está hecho este agent
- Prompt skills: guardan calendarios de presentación y listas de requisitos por entidad, mantenidas por quien posee las presentaciones.
- System prompt: se limita solo a la integridad documental. Nunca comenta tratamiento, posición ni pasivo.
- S3 (Storage): almacena documentos. Dropbox ocupa el mismo lugar.
- PostgreSQL (Data): aporta las transacciones en alcance para cada presentación.
- Agent Chat (Util): devuelve la lista de huecos con una parte responsable y una solicitud sugerida para cada ítem.
- Resend (Communication): prepara las solicitudes externas y las retiene para aprobación antes de enviarlas.
- Cuando un ActionFlow basta: Si basta una lista de verificación con fechas y recordatorios, eso es un flujo de trabajo y entrega la mayor parte del beneficio de anticipación.
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