Einreichungen scheitern weit häufiger an Vollständigkeit als an der Sache
Anträge auf Vorabgenehmigung werden abgelehnt, weil das nötige Papierwerk fehlt, nicht wegen eines klinischen Problems. Ein leeres Formularfeld, ein Bericht, der den geforderten Zeitraum nicht abdeckt, oder ein nicht angehängtes Überweisungsschreiben reicht, um den Antrag zurückzuschicken.
Jeder Rückläufer kostet mehrere Tage. Die Patientin oder der Patient wartet diese Tage auf eine Entscheidung, die tatsächlich nie getroffen wurde.
Anforderungen unterscheiden sich nach Kostenträger und nach Leistung. Deshalb scheitert eine einzelne interne Checkliste, wenn Sie mit mehreren Kostenträgern arbeiten. Die Checkliste sollte dem Kostenträger gehören, nicht Ihrem Prozess.
Der Flow prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Die klinische Fachkraft, die den Antrag vorbereitet hat, entscheidet, ob er klinisch angemessen ist und was die klinische Begründung aussagt.
So läuft der ActionFlow auf der Canvas
Anforderungen der Kostenträger liegen in einem Airtable-Knoten. Jede Zeile ist eine Kombination aus Kostenträger und Leistung und listet die geforderten Dokumente und ihre Zwecke.
Ein Webhook-Trigger nimmt den Genehmigungsantrag entgegen, mit Patientenreferenz, Leistung und Kostenträger. Der Zugriff auf Patientenakten ist auf diesen Flow begrenzt und auf nichts daneben.
Der Loop-Knoten geht die Anforderungszeilen durch. In jeder Iteration holt er, was verfügbar ist: ein PostgreSQL-Knoten für Aktenauszüge, ein S3- oder Dropbox-Knoten für gespeicherte Dokumente und ein Document Upload-Knoten für direkt Geliefertes.
Ein PDF4me-Knoten extrahiert den Inhalt des Dokuments, damit der nächste Schritt Abdeckung prüfen kann, nicht nur Vorhandensein.
Der Generate Object-Knoten gibt je Anforderung einen von drei Zuständen zurück: vorhanden und den genannten Zeitraum abdeckend, vorhanden aber den Zeitraum nicht abdeckend, oder fehlend. Der mittlere Zustand ist der, den eine Vorhandenheitsprüfung verfehlt und der Kostenträger fängt.
Ein Filter-Knoten erzeugt die Lückenliste. Ein Slack-Knoten liefert sie der Koordination, bevor etwas zum Versand zusammengestellt wird.
Der Create Excel-Knoten baut das Einreichungsverzeichnis. Der Human in the Loop-Knoten hält das Paket. Der Flow reicht nichts ein und ändert oder erzeugt an keiner Stelle klinischen Inhalt.
Knoten, die dieser ActionFlow verwendet
- Airtable (Integration): hält Anforderungen der Kostenträger je Kostenträger und Leistung, nicht eine interne Checkliste.
- Webhook (Trigger): nimmt einen Antrag mit Patientenreferenz, Leistung und Kostenträger entgegen.
- Loop (Control): geht die Anforderungszeilen durch, damit nichts als erfüllt angenommen wird.
- PostgreSQL (Data): holt Aktenauszüge. S3 und Document Upload decken gespeicherte und gelieferte Dateien ab.
- PDF4me (Data): extrahiert Inhalte, damit Abdeckung geprüft werden kann, nicht nur Vorhandensein.
- Generate Object (AI Core): gibt je Anforderung vorhanden-und-abdeckend, vorhanden-aber-zu-kurz oder fehlend zurück.
- Create Excel (Data): baut das Einreichungsverzeichnis.
- Slack (Human in the Loop): liefert zuerst die Lückenliste und gibt das Paket frei. Nichts wird automatisch eingereicht.
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