L'accusé porte sur les versions, pas sur les noms
La diffusion d'une politique se traite en général comme terminée une fois la politique envoyée. L'envoi ne laisse aucun enregistrement de si quelqu'un l'a lue, ni de quelle version il a vue. Le problème n'apparaît que lorsqu'un litige survient.
La version est souvent ignorée. Un accusé consigné contre une politique amendée deux fois depuis n'a aucune valeur. L'enregistrement ne compte que s'il dit ce qui a été accusé.
La relance est la partie difficile, parce que l'ensemble des personnes qui n'ont pas accusé ne cesse de changer. Les taux d'accusé ne s'améliorent pas lorsqu'un rappel doit partir à tout le monde chaque semaine.
Un envoi unique échoue lorsque de nouveaux salariés arrivent ou lorsque des personnes reviennent au travail. Si la politique a été introduite en mars, quelqu'un qui commence en juin doit encore la recevoir. Un message unique ne couvre pas cela.
Comment l'ActionFlow s'exécute sur le canevas
Les politiques sont dans un nœud Notion avec un champ de version explicite. Un nœud Start fonde la diffusion sur une version précise plutôt que sur un document.
Un nœud Airtable ou PostgreSQL stocke la liste des salariés et les enregistrements d'accusé, clés sur la personne et la version de politique.
Un nœud Filter construit l'ensemble des personnes qui n'ont pas accusé cette version, pour que chaque rappel n'aille qu'à ceux qui en ont encore besoin.
Un nœud Generate Text inclut un résumé des changements. Sans ce résumé, la politique serait accusée sans être lue.
Un nœud Resend ou Email envoie la demande d'accusé avec un lien. Un déclencheur Webhook écrit ensuite l'accusé dans la table des enregistrements.
Un nœud Start Scheduled contrôle chaque semaine, relance seulement l'ensemble restant, et envoie le sujet aux managers après l'intervalle que vous avez fixé.
Un second flux Start Scheduled reprend les nouveaux arrivants en comparant la liste des salariés aux enregistrements d'accusé pour chaque version de politique active. C'est ce qui garde l'enregistrement complet dans le temps.
Nœuds utilisés par cet ActionFlow
- Notion (Integration) : conserve les politiques avec un champ de version explicite.
- Airtable (Integration) : conserve les enregistrements d'accusé, clés sur la personne et la version ensemble.
- Filter (Data) : réduit chaque envoi à ceux qui n'ont pas accusé cette version.
- Generate Text (AI Core) : rédige la demande avec un résumé en langue claire de ce qui a changé.
- Resend (Communication) : envoie la demande. Email et SMTP occupent le même emplacement.
- Webhook (Trigger) : enregistre l'accusé lorsque le lien est utilisé.
- Start Scheduled : relance l'ensemble restant, et rattrape à part les nouveaux arrivants.
Questions fréquentes
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